Tilstede: Visti, Karin, Knud & Gunnar Referent Gunnar
Da hverken formand eller næstformand er tilstedeværende, er vi ikke beslutningsdygtige.
Vi besluttede (anyway!), at Karin sammenskriver ændringsforslag til foreningsvedtægter til næste møde. Efter at vi har revideret vedtægterne til det niveau, vi formår, beder vi jurister boende i området om at checke. Vi skal (forsøge at) fastholde kontingentet på nuværende niveau. Der er udfordringer med vores administrations- og økonomisystem, men Visti skal nok klare udfordringerne! Vi skal have tilbud på de i vedligeholdelsesplanen nævnte punkter + på de 2 bede ved skolestien. Græsklipningsfrekvensen blev kort drøftet. Karin mente, at man kunne sløjfe hver anden klipning på den store plæne (frugttræerne) og frugtbuskeplænen. Men den store plæne er fodboldbanen, så det….. Referenten mente, at plænen mellem rækkehusene kun skulle klippes 2-3 gange pr år, det blev afvist med, at denne plæne bruges, så det ….
Arbejdsdage: begyndelsen af april før generalforsamling – masse af hygge og pølser. De som ikke kan arbejde, kan medbringe øl! Knud fortsætter annoncering på Facebook.
Næste møde tirsdag d 7.2. Gunnar Generalforsamling: forslag 17. eller 18. april? Foreningen sørger for øl og vand. Men er der nogen, som har idé om, hvor? Det skal vi lige tage på mail! Og så må vi sørge for, at mødet klapper, incl. it-hejs
Tilstedeværende: Nicolaj Bohn, Visti Danielsen, Knud Hansen, Karin Rodian & Gunnar Borregaard,
Dagsorden
Valg af referent
Opfølgning på punkter fra sidste gang: Opfølgning på – regnskab – min forening – arbejdsdag – arbejdsopgaver – opfølgning på vedtægter (tjekke om de trænger til opfriskning) – herunder vedligeholdelsespligt af fortov? – møde med borgmesteren – punkter til diskussion
Punkter fra medlemmer Identificering af opgaver til næste periode Planlæg opfølgningsmøde Eventuelt
Valg af referent Gunnar & ref.godkendt Opfølgning på punkter fra sidste gang Hjertestarter køber måler service 1250 årligt Opfølgning på
regnskab Vores gamle administrationsprogram, Dinero, skal opsiges dagen før udløb – vi kan stadig se tal, men ikke fakturere. Skal bruge ca. 25.000 til skøde engang, når kommunen overlader os lokalplanområdet.
Min forening – Vores ejerforening (nyt navn) Startes op fra nytår. Venter med at starte op til efter opdatering. På det første bestyrelsesmøde for Grundejerforeningen er det fortalt, at der er lavet skøde på området mellem Blåhalevej og Guldhalevej – er der betalt – af hvem? Økonomien er så god, at vi overlever i år! Rykkergebyr – der er før vedtaget rykkergebyr i bestyrelsen. Bør tages op til generalforsamling! Nicolaj har haft møde med kommunen – Lars & Erik. Dialogen med kommunen har været uheldig og inkonsistent. Vandproblemer på Auroravej: kommunen kigger/har kigget. Buleproblemer i nordvest: kommunen kigger.
Stien i lokalplanens Nordvesthjørne skal sløjfes. Men bør der ikke være helle ved ext. stiudføring? Kommunefolk/Borgmester? Opmåling af område: Der er øjensynligt forskel mellem matrikelkort og virkelighed. Det må være kommunens problem at sikre, at vi overtager korrekt område – møde tirsdag 4.10. kl 12. Vi har 50.000 til gode fra kommunen – det ved kommunen også! Stammer fra ekstra omkostninger, vi har afholdt. Vi må forsøge at holde fast!
Arbejdsdag Knud har lavet fin plan – der arbejdes videre og reklameres på Facebook. Fastelavn – bør organiseres af foreningen – hvor skaffer vi plads?
Arbejdsopgaver
opfølgning på vedtægter (tjekke om de trænger til opfriskning)
laver separat møde om dette – men husk at adkomsthaver skal registreres i nyt system.
herunder vedligeholdelsespligt af fortov?
Møde med borgmesteren
møde inden? – klarer det nok på mail.
punkter til diskussion Overdragelses fra kommunen Punkter fra medlemmer Identificering af opgaver til næste periode Overgår til nyt adm.system Møde med kommunefolk tirsdag d. 4.10. Grøn kontrakt Skal have kigget på Saltningskontrakt Bestyrelsen accepterer Jørgen Christensens tilbud – se slutnote 1
Planlæg opfølgningsmøde
Borgmestermåde 25.10. kl 10:30 videre forberedelse på mail – opfølgning?
Vedtægtsmøde 8.10. kl 19 hos Visti
Grønt udvalg? – Skal have gang i inden generalforsamling, og være velforberedte.
Tilstedeværende: Nicolaj Bohn, Visti Danielsen, Knud Hansen, Gunnar Borregaard, Karin Rodian
Dagsorden
Valg af referent
Opfølgning på punkter fra sidste gang: Opfølgning på overdragelse – Visti og Nicolaj giver update Opfølgning på – regnskab – min forening – arbejdsdag – arbejdsopgaver – opfølgning på vedtægter (tjekke om de trænger til opfriskning) – herunder vedligeholdelsespligt af fortov? Punkter fra medlemmer Identificering af opgaver til næste periode Planlæg opfølgningsmøde Eventuelt
Opfølgning på overdragelse:
– Visti og Nicolaj giver update
Systemadgang
Vi har fået overdraget forskellige elektroniske dialoger med kommunen + adgang til systemet.
Men mangler stadig fysiske papirer – hvis der er?
Kontrakter
Vi har fået 2022 kontrakttilbudet med Kruse om vedligehold af de grønne områder.
Saltning rydning er andet firma – Jørgen Christensen – men ingen tilgængelig kontrakt.
Områdeoverdragelse
Vi har ikke fået overdraget området fra kommunen endnu, – det gør det så umuligt at fjerne jord ved Guldhalevej! – indtil videre må udsynet klares ved ded, at Knud sørger for at græsset/ukrudtet ikke vokser sig alt for højt!
Kun et lille stykke jord ved Guldhalevej er overdraget.
Mht. grøn vedligehold og saltning/rydning vil det være en idé med længerevarende plan – undersøg evt samarbejde med de 3 nabogrundejerforeninger.
Der er indtil betalt ca. 70.000 af 152.000 til grønt vedligehold
– min forening Visti fortsætter arbejdet med regnskabsprogram – Nicolaj og Visti sætter sig ind ”min ejerforening” – vær opmærksom på hvornår det gamle program skal opsiges.
Vi skal have opdelt foreningens regnskab fra de 3 vejfonde. Vejfondene skal køre på en 20-årig plan. Men Visti får lavet en kvalificeret forudsigelse af forventet levetid.
Se mere om vejfond & fortove senere
– Arbejdsdag
Skal vi have arbejdsdage?
Skal vi selv vedligeholde vore bærbede, dvs. buskene mellem Guldhalevej og Auroravej og buskene langs skolestien?
Knud laver plan for arbejdsdage
Men første grundlæggende rensning engang i godt vejr i april + opfølgning.
Skal begyndelsen og enden af Auroravej med?
– arbejdsopgaver – opfølgning på vedtægter (tjekke om de trænger til opfriskning)
Er der overensstemmelse mellem vore vedtægter og lokalplanen – læs og check kommunale regler (lokalplan) og egne regler. Simplificere – fjerne misforhold – vore vedtægter skal understøtte det gode naboskab frem for at skabe splid!
– herunder vedligeholdelsespligt af fortov?
Undersøg i forhold til kommunale reglerHvordan forholder det sig med vedligehold af fortove (ikke renholdelse!), hvem skal vedligeholde – skal afklares! – Og hvor hører stierne til ift. vejfondene?
Punkter fra medlemmer
– Identificering af opgaver til næste periode
Visti :
Opsigelse af dinero
Opstart af ”min ejerforening” sammen med Nicolaj
Finde forsikringer – policer, ansvarsforsikring, bestyrelsesansvarsforsikring – og ajourføre næste gang
Vejfond vedligeholdelsesplan – udskille fra kontoplan
Nicolaj
Snerydning – hvad gør vi – ny aftale?
Opfølgning på dialig med kommune
Vedtægter
Digital signatur
Knud
Arbejdsdage – organisering – plan
Knud og Nicolaj
Rette hjemmeside
Gunnar
Kontakt med kommunen om overdragelse – – udkørsel, grundvand for enden af Auroravej + sti på tværs,
Vedtægter – lokalplan – Visti Nicolaj Gunnar
Input til dialogmøde med borgmesteren – Alle
Planlæg opfølgningsmøde
Bestyrelsesmøde 27.09.2022 kl. 1900 hos Gunnar
Eventuelt
Hjertestarter – skal have en fast aftale med Mikkel – koster 150 kWh pr år – ca 750-1000 kr
Karin tager kontakt
Skal desuden have nye elektroder hvert anden-tredje år á 500 til 2000 kr
Indhentning/kopiering af id så vi kan få overdraget kontrol af bankkonti og regnskab til formand og kasserer
Eventuelt
Konstituering
Formand Nicolaj Bohn Næstformand Svend Heinesen Kasserer Visti Danielsen
Referat
Referat fra ekstraordinær generalforsamling godkendt
Indhentning/kopiering af ID så vi kan få overdraget kontrol af bankkonti og regnskab til formand og kasserer
Visti tager kontakt til bank for at få oplyst deres krav
Eventuelt
Administrationsprogram
Vi har i øjeblikke 2 regnskabsprogrammer– Visti finder ud af, hvad vi skal bruge
Facebook og mail
Skal have kontrol over hvem som er/skal være administratorer
Svend har adm.rettigheder. Knud vil godt være superadministrator – resten af
Bestyrelsen er medadm.
Skal have opdateret mail-adressekartoteket
Skifte password til mail og facebook
Økonomi
Skal sørge for at have vore forsikringer i orden fx i forbindelse med arbejdsdage, men hvad betaler vi? Hvad er dækket?
Hvad bruger vi penge på – hvilke aftaler har vi? På næste møde gennemgår vi regnskabet
Vedligeholdesplan: skal vi også have på plads
Fjernelse af trekant ved Blåhalevej/Guldhalevej: Må vi overhovedet fjerne noget af jordvolden? – Er som situationen nødt til at spørge kommunen. Kan vi lægge jorden på lokalplanområdet? Ellers kan det være omkostningsfuldt med undersøgelse/depot
Kan vi omlægge regnskabsåret?
Diverse
Diskutere med kommunen om overdragelse af området
Pælene ved æbletræerne på midterarealet fjernes af vores gartner uden beregning
Svend Heinesen bød på vegne af forretningsudvalget velkommen.
Valg af dirigent. Svend indstillede, at Steen Hansen blev valgt som dirigent, hvilket generalforsamlingen vedtog uden modkandidat. Steen Hansen konstaterede lovligheden af generalforsamlingen i henhold til vedtægterne. Han gennemgik den fremsendte dagsorden. Steen foretog optælling af stemmeberigtigede og fuldmagter. Der var mødt 28 stemmeberigtigede og hvoraf en mødte med fuldmagt.
Valg af stemmetællere. Ingrid Petterson og Ole Lundorph blev valgt som stemmetællere.
Valg af referent. Forretningsudvalgets indstilling blev fulgt. (Jens valgt)
Valg af ny bestyrelse. Svend Heinesen fremlagde forretningsudvalgets indstilling til en ny bestyrelse, bestående af Svend Heinesen, Visti Danielsen, Nikolaj Bohn, Finn Mørkeby og Jens O. Christensen. Gunner Borregård og Knud Hansen ønskede at deltage i bestyrelsen. Jens O. Christensen og Finn Mørkeby trak deres kandidatur. Valgt til bestyrelsen: Svend Heinesen, Kkv. 28 for en periode af 2 år. Visti Danielsen, Auv. 25 for en periode af 1 år. Nicolaj Bohn, Kkv. 9 for en periode af 2 år. Gunnar Borregård, Auv. 18 for en periode af 1 år. Knud Hansen, Blh.vej 6 for en periode af 1 år.
Valg af suppleanter. Karin Dilling-Hansen, Guldhalevej 20 blev valgt.
Forslag fra medlemmer/beboerudvalg. Nicolaj fremlagde dele af forbedringsplanen med henblik på afstemning af de enkelte forslag, men efter gennemgang af nogle af forslagene, afbrudt af mange tilkendegivelser, besluttede generalforsamlingen at gå til næste punkt på dagsordenen, budgettet, idet vedtagelse af de enkelte forslag i forbedringsplanen indeholdt udgifter, som ikke var indeholdt i det fremsendte budget. Forbedringsplanen kom ikke til afstemning. Ad foranstående var der følgende indlæg/tilkendegivelser fra forsamlingen:
For at få bedre økonomi til forbedringer, kunne det være en mulighed at søge om fondsmidler.
Det vil være ønskeligt at bestyrelsen havde et økonomisk råderum til forbedringer.
Ikke relevant at foretage afstemning om forbedringer, når der ikke er afsat penge i budgettet.
Det må være muligt at få vedligeholdelsesplanen udført, herunder vedligehold af bede, inden der tænkes i forbedringer. Flere fremmødte tilkendegav, at vedligeholdet p.t. er mangelfuldt. (bl.a. 5 bede er ikke ordnet i år.).
Det er også en mulighed, at medlemmerne stiller til arbejdsdage på de grønneområder/fællesarealerne.
Fremlæggelsen for detaljeret, bestyrelsen skal kunne disponere mindre forbedringer uden at det skal fremlægges på generalforsamlingen.
Forbedring af udkørsel fra Guldhalevej til Oldvejen er vedtaget til udførsel og sikkerhedsmæssigt påkrævet. Projektet afventer en prisansættelse.
Forslag fra forretningsudvalget, herunder fastansættelse af budget 2022.06. Svend fremlagde budgettet med bemærkning om, at der manglede likviditet, og det var et ønske at hæve kontingentet. Forhøjelsen ville blive brugt til i nævnte rækkefølge.
Projekt vedr. terrænregulering ved volden/udkørsel fra Guldhalevej.
Buffer/forbedring af likviditet.
Forbedringer.
Der var fremsat 2 forslag til kontingentforhøjelse, som kom til afstemning:
Generalforsamlingen med forhøjelse til 3.200 kr. og 500 kr. til vejfond, hvor 9 stemte for og 13 imod.
Bestyrelsen med forhøjelse til 3.000 kr. og 500 kr. til vejfond, hvor 22 stemte for og ingen imod. Bestyrelsens forslag blev vedtaget.
Ad foranstående inden afstemningen/vedtagelsen af budgettet var der følgende bemærkninger:
Det fremsendte budget er godkendes med kontingentforhøjelse, men indeholder ikke en postering til forbedringer.
Bestyrelsen skal have råderum til at udføre forbedringer, men en god ide at inddrage eventuelle parter/interessenter.
Kan det komme på tale at nedsætte beløbet til vejfondene.
Kontingentforhøjelsen er den permanent. (sv. Kontingent fastsættes af generalforsamlingen hvert år).
Valg af revisor og/eller revisorsuppleant. John Nielsen, Auroravej 29 blev genvalgt. Annette Skamriis Mathissen, Blåhalevej 3 blev valgt som revisorsuppleant.
Eventuelt. Svend omtalte stien fra Auroravej 24-26 ud til Fælleden, hvor der gerne må være flere om at slå ukrudtet. Den er ikke med i vedligeholdelsesplanen. Gitte foreslog i lighed med tidligere indlæg fra foreningen at overveje fælles arbejdsdage med vedligehold/renhold af fællesarealer. Herefter afsluttede Svend generalforsamlingen med tak til fremmødte og dirigenten.
Svend Heinesen bød velkommen, og foreslog Steen Hansen som dirigent.
Steen Hansen blev enstemmigt valgt som dirigent.
Steen forslog at generalforsamlingen ophæves, og der indkaldes til ekstra ordinær generalforsamling hurtigst muligt, så nye bestyrelse kan vælges og indsættes.
Kenneth Jetmar tog referat af mødet.
Jens, Guldhalevej 14
Vi skal have tilsagn til at kunne betale vores leverandører.
Finn, Guldhalevej 9
Finn og Kenneth kan udbetale som vi gjorde inden Finn afgik. Der er penge i kassen til at betale, men vi skal ikke tage nye udgifter ind.
Gitte, ? Vej
Er dagsordenen annulleret.? Steen forslår at generalforsamlingen ophæves, så svaret er ja.
Det giver god mening at medtage punkter fra tidligere dagsordener igen.
Peter Guldhalevej 18
Er der udsendt referat fra sidste ordinære generalforsamling?
S: Ja, Referat ligger på hjemmesiden.
Linda Blåhalevej 1
Der blev vedtaget at der skulle graves af volden ved Blåhalevej/Guldhalevej.
S: Jens har sat stokke, og fremsender estimat og forslag til ny bestyrelse.
Henning, Blåhalevej 5 – Der kan vel ikke komme nye forslag til oprindelige møde agenda?
S: Jo, der kan stilles forslag fra medlemmer til den ekstra ordinære generalforsamling.
Karin Guldhalevej 22 – Er ingen af planerne så godkendt?
S: Vedligeholdelsesplanen er, forbedringsforslagene er ikke.
Alice Hansen, Guldhalevej.
Vi fik ikke lov til at færdiggøre debatten om budgetpunktet omkring vedligeholdelses plan.
S: Vedligeholdelsesplanen er vedtaget.
Tina – Vi er nødt til at kigge fremad og ikke kigge på hvad vi ikke fik gjort.
Rolf: Vedligeholdelsesplan er vedtaget, budgettet er ikke vedtaget. Men de hænger jo sammen, så man kan jo reelt stemme budgettet ned.
Jørgen Jensen: Vil bestyrelsen uddybe skrivelsen som de sendte ud?
S:Kenneth fortalte om tonen og forventningspres fra foreningens medlemmer grundlæggende ikke kan imødekommes.
Der skal en forventningsafstemning til foreningens medlemmer og bestyrelsen i mellem.
Det nuværende forhold er usundt.
Alice Hansen:
Skal udvalgene nedlægges? De giver kun bestyrelsen mere arbejde.
Tine Bohn, Kejserkåbevej 9
Det har været en god idé med udvalgene. Forskellen mellem villaer og rækkehuse er for stor.
Udvalgene skulle måske have været udformet anderledes.
Svend, Kejserkåbevej 28
Det med tonen er ikke nyt. Det har været sådan længe. Svend har som tidligere formand modtaget lignede skrivelse også i tidligere år.
Karin Guldhalevej 22
Der er forskellige holdninger til hvordan generalforsamlingen. Måske skulle grundejerforeningen deles op. I Kejserkåbevej/Auroravej og Blåhalevej/Guldhalevej.
Kan det undersøges?
Annette: Jeg synes det er en befrielse vi er blandet. Det bliver meget dyrere for os i rækkehusene at vedligeholde området.
Gitte: Vi ved jo ikke hvem der kommer og køber vores huse. Lige nu er fordelingen måske lidt skæv? Men vi ved jo ikke hvordan fremtiden kommer til at se ud.
Rolf: Der bør forventningsafstemmes om ønsket om evt. opdeling er reelt til stede.
Jens kone: Det ser ikke pænt ud med højt græs og fluer?
Tina: Kan vi ikke droppe snakken om os og jer? Vi er én fælles forening. Hvis vi ikke kan stoppe, så må opdelingen gennemføres.
Knud Hansen Blåhalevej 6: Jeg er glad for højt græs og fluer. Jeg forslår datoen 27/6 til den kommende generalforsamling.
Lad nu forretningsbestyrelsen komme i gang.
Spørgsmål?
Forretningsbestyrelsen består fra nu og til ekstra ordinær generalforsamling. JA!
Finn kan der laves ændringsforslag til det forslag der allerede er vedtaget
S: Nej, men der kan stilles et nyt forslag.
Dato for ekstra ordinær generalforsamling skal holdes efter den 20 juni
Svend: Er der nogle andre der vil stille op til til forretningsudvalget.
Nikolai, Kejserkåbevej 9
Der arbejdes på datoen d. 21-06-2022 for ekstra ordinær generalforsamling.
Biblioteket, Kanalstrædet og Kasernen forslås som lokation
Pris for dette lokale (sportsbyen) er 50-60 kroner pr. person
Der nedsættes indtil den ekstra ordinære generalforsamling et forretningsudvalg til at varetage den afgåede bestyrelses forpligtelser.
Deltagere: Kenneth Jetmar, Rolf Rasmussen, Thomas Mogensen, Tina Bohn, Svend Heinesen og Jens O. Christensen. (referent).
1. Indledning ved formanden.
Formanden bød velkommen.
Efter generalforsamlingen har bestyrelsen konstitueret sig: Kenneth Jetmar formand, Rolf Rasmussen næstformand, Tina Bohn kasserer, Thomas Mogensen og Jens O. Christensen medlemmer.
Dagsorden for bestyrelsesmødet var udsendt forud for mødet. Agendaen var primært forberedelse af de resterende punkter til at få afsluttet generalforsamlingen fra den 29. marts 2022.
2. Opfølgning fra sidste møde med godkendelse af referat.
Referatet blev godkendt.
Opfølgning er indsat under de enkelte punkter på dagsordenen.
3. Verserende sager.
a. Afleveringsforretning af veje, grønne områder m.v. fra Holbæk kommune.
Borgmesteren har svaret tilbage, og har taget imod invitationen. Der er ikke meldt en dato ud, men hun har tilkendegivet, at det bliver engang i efteråret.
Endvidere har hun lovet, at administrationen vil prioritere vores sag.
Formanden har afholdt et møde med Holbæk kommune, hvor fejl og mangler er oplistet forud for overdragelsen af fællesarealerne, herunder veje og stier.
Vedlagt som bilag.
aa. Status lukning af Oldvejen fra Holbæk kommune:
Projektet kører fortsat, uagtet der har været en sparerunde i kommunen, men er forsinket grundet VVM-undersøgelser. Udbud/licitation forventes afholdt juni 2022.
b. Hjemmeside og velkomstfolder.
Hjemmesiden er oprettet under http//foreningen-faelleden.dk/
Oplægget for afholdelse af generalforsamlingen var søndag den 29. maj.
Efter drøftelse i bestyrelsen undersøger Tina muligheden for en hverdag, hvor varslet for indkaldelse overholdes.
Tid og sted tilgår.
Punkter der mangler på fortsættelsen af generalforsamlingen:
pkt. 4/5 Resterende forslag
pkt. 7, valg af suppleanter
pkt. 8, valg af revisor
pkt. 9 eventuelt, hvor bestyrelsen orienterer om den opsatte hjertestarter og hvad fællesarealerne kan bruges til.
Det blev endvidere besluttet at bruge en ekstern dirigent, hvis muligt, til afvikling af den resterende del af generalforsamlingen.
d. Grønne områder.
Der er indgået kontrakt på vedligeholdelse af de grønne områder.
Der er foretaget en regulering indenfor budgettet for de grønne områder, således at frekvensen er sat ned for vedligehold af bede i samråd med entreprenøren. Bedene er groet mere til, så behovet ikke er det samme som ved opstart.
Ovenstående har afstedkommet flere bemærkninger fra medlemmer samt arbejdsgruppen, ligesom det blev drøftet i bestyrelsen.
e. Snerydning.
Det blev besluttet, at Kenneth kontakter vores nuværende entreprenør og tegner kontrakt for den kommende sæson.
f. Skiltning.
Opsætning/placering af skilte med legende børn m.v. har været forelagt Holbæk kommune i forbindelse med gennemgangen med fejl og mangler.
Kommunen vender tilbage med en plan for opsætningen, idet nogle af skiltene ikke opfylder kravene for opsætning/placering m.v.
g. Udvalget Grønne områder.
De resterende punkter fra udvalget kommer med i indkaldelsen til generalforsamlingen.
Forslaget fra Finn Mørkeby som vedtaget på generalforsamlingen angående forbedring af udsyn ved udkørsel fra Guldhalevej skal vurderes i forhold til omfang af arbejdet.
Jens kontakter indledningsvis Finn.
i. Event og børneudvalg.
Intet.
j. Ordensreglement.
Parkering på vej drøftet igen.
4. Nye sager.
Fra Guldhalevej 5 til krydsfelt på Oldvejen er der foretaget en nedgravning af elkabel. I forbindelse med gravearbejdet vil det ikke give begrænsninger i udkørsel fra Guldhalevej og Kejserkåbevej.
Genopretning efter gravearbejde er mangelfuldt på fortovsarealet ved Guldhalevej.
Holbæk Kommune er informeret og følger op på sagen.
Støjvolden ud mod Munkholmvej er genetableret efter gravearbejde.
5. Indkomne emner fra medlemmer.
KKV 13 har forespurgt, om fællesarealerne kan bruges til afholdelse af private festligheder.
Bestyrelsen er enige om, at man kan bruge fællesarealet til private arrangementer, men følg ordensreglementet, herunder at orientere naboer, og brug arealet ud for egen matrikel.
Opstilling af borde/bænke bør begrænses til tiden omkring arrangementet ( 48 timer før og efter).
Punktet tages med på generalforsamlingen.
6. Indkomne emner fra bestyrelsen.
Intet.
7. Regnskab.
a. Kontoplan.
Implementering af det nye regnskabssystem ”Min ejerforening” er i gang.
Det nuværende system ”Dinero” udgår med udgang af året.
Der kan ikke opnås refusion for 2022.
Mangler fortsat at Tina kan arbejde i systemet, men overdragelse pågår fortsat.
GDRP/persondataforordningen og foreningens behandling af samme skal sendes ud til foreningens medlemmer.
Næstformanden Rolf Rasmussen bød velkommen, hvor han beklagede, at mødestedet for afholdelse af generalforsamlingen var flyttet med kort varsel, samt at han ved udsendelse af mail angående dette, havde sat en forkert mødedato på. Dette blev rettet på en efterfølgende mail.
1. Valg af dirigent.
Jørgen Jensen blev valgt som dirigent.
Han konstaterede lovligheden af generalforsamlingen i henhold til vedtægterne.
Herefter gennemgik han dagsordenen for generalforsamlingen, hvor han foreslog, at punkt 4 indkomne forslag fra bestyrelsen vedr. vedligehold af grønne områder med budgetoplæg, blev fremlagt generalforsamlingen sammen med pkt. 5, for at imødegå, at de samme emner blev debatteret 2 gange, samt at få sammenhæng mellem de fremsendte forslag og budget.
Forslaget godkendt.
Dirigenten talte op, at der var 42 fremmødte, heraf 30 stemmeberigtigede.
Endvidere var der afgivet 6 fuldmagter.
2. Bestyrelsens beretning.
Formanden for bestyrelsen havde fremsendt sin skriftlige beretning for grundejerforeningens virksomhed i det forløbne år.
Der blev stillet følgende afklarende spørgsmål til beretningen:
Hvad omhandler overdragelsen af fællesarealer fra Holbæk Kommune til Grundejerforeningen?
Arealet skal overdrages og tilskødes grundejerforeningen, men der er mangler ved arealet, bl.a. dårligt asfaltarbejde, som skal udbedres inden overdragelsen.
Holbæk Kommune har været meget langsomme i sagsbehandlingen, så det er en sag, der har verseret i 5-6 år. Borgmesteren er tilskrevet om deltagelse i et møde på området, hvilket hun har givet tilsagn om. Der er ikke aftalt et tidspunkt for mødet.
Er der noget nyt om trafikdæmpende foranstaltninger på Oldvejen?
Intet nyt.
Der er opsat skilte på cykelstierne, hvoraf fremgår at der ikke saltes. Bør de nedtages, nu hvor der bliver saltet?
Der er ikke planer om at nedtage skiltene, men det tages med til bestyrelsen.
Beretningen blev herefter taget til efterretning uden nogen indsigelser.
Han uddybede posteringerne omkring aktiver og passiver.
Herefter blev regnskabet godkendt.
Beretningen er lagt på grundejerforeningens hjemmeside.
4 og 5. Indkomne forslag.
Forslag 1.
På vegne af beboere på Blå-/Guldhalevej stilles der herved forslag om at få fjernet jord på volden ved udkørsel fra Guldhalevej til Oldvejen for at forbedre udsyn mod Munkholmvej.
Finn redegjorde for forslaget, herunder at kommune og politi var kontaktet uden at det havde givet resultat.
Generalforsamlingen debatterede forslaget, hvorefter det blev sendt til afstemning:
Forslaget blev vedtaget med 23 stemmer.
Forslag 2.
Vi er voldsomt plaget af 4-5 katte, som bruger vores matrikel som kattebakke. De strinter op af vores bryggersdør og kælderdør, så vores kælderskakt stinker af kattepis. Jeg ønsker, at vi som grundejerforening tager stilling til, om der ikke kan stilles krav til katteejere, at de overholder love og regler på lige vilkår med hundeejere mht. at de løber rundt og ødelægger andres ejendom. Hold jeres katte inde på jeres egen matrikel i en lukket kattegård eller indenfor.
Formanden redegjorde for lovgivningen på området, specifikt at forholdet er omfattet af lov mark og vej fred.
Forslag 3.
Er det muligt at vi laver et mødested for alle vores børn på det grønne område mellem Auroravej og Kejserkåbevej, så vi kan få et godt og stærkt fællesskab, som foreningens børn og unge kan bruge som fælles mødested og hvor vi forældre også kan komme og lege med/mødes med andre forældre. Vi kunne måske starte med et par bord og bænkesæt, to mål til fodbold etc.
Generalforsamlingen debatterede kort forslaget, herunder at området mellem Kejserkåbevej og Auroravej var et godt sted.
Forslag 4.
Arbejdsgruppen fremlagde og gennemgik deres forslag. (Vedligeholdelsesplan)
Af det fremsendte materiale til foreningens medlemmer fremgår de ændringer i vedligehold og besparelser der opnås, sammenholdt med det nuværende vedligeholdelsesniveau.
Herefter var der en livlig debat med mange forslag til nedbringelse af udgifterne til vedligehold af grønne områder, samt hvad arealerne kan anvendes til, herunder legeplads og andre fritidsaktiviteter.
Andre medlemmer tilkendegav, at vedligeholdelsesniveauet var passende for at området var præsentabelt, og at der ikke blev en større afdrift m.h.t. ukrudt fra fællesarealerne.
Herefter blev der stemt om forslaget fra arbejdsgruppen vedrørende vedligeholdelse af fællesarealerne med et ændret vedligehold og til en lavere pris end det nuværende.
24 medlemmer stemte for.
4 medlemmer stemte imod.
Forslaget blev vedtaget.
( Klokken var nu 2230, og udlejer af lokalet tilkendegav, at grundejerforeningen kun havde rådighed over lokalet til kl. 2200. hvorefter dirigenten og formanden besluttede at foretage valg til bestyrelsen som sidste punkt, og at resterende del af dagsordenen tages på et nyt møde/generalforsamling.)
6. Valg til bestyrelsen.
På valg var Finn Mørkeby, der ikke ønskede genvalg.
Tina Bohn blev valgt uden modkandidat.
På valg var Rolf Rasmussen, der ønskede genvalg.
Ingen modkandidater, hvorefter han blev valgt.
Afslutning.
Formanden takkede for det store fremmøde og dirigentens arbejde.
Deltagere: Kenneth Jetmar, Finn Mørkeby, Tina Bohn, og Jens O. Christensen. (referent).
Rolf Rasmussen deltog i en del af mødet.
1. Indledning ved formanden.
Formanden bød velkommen.
Dagsorden for mødet var udsendt forud for mødet. Agendaen var primært den kommende generalforsamling.
2. Opfølgning fra sidste møde med godkendelse af referat.
Referatet blev godkendt.
Opfølgning er indsat under de enkelte punkter på dagsordenen.
3. Verserende sager.
a. Afleveringsforretning af veje, grønne områder m.v. fra Holbæk kommune.
Borgmesteren har svaret tilbage, og har taget imod invitationen. Der er ikke meldt en dato ud. Endvidere har hun tilkendegivet, at administrationen vil prioritere vores sag.
aa. Status lukning af Oldvejen fra Holbæk kommune:
Intet nyt.
b. Hjemmeside og velkomstfolder.
Hjemmesiden er oprettet under http//foreningen-faelleden.dk/
Indkaldelse med udsendelse af dagsorden, regnskab og indkomne forslag er udsendt.
Reservation af mødelokalet ved Bjergmarksskolen er ikke gennemført.
Generalforsamlingen flyttes til Rotationen, Havnegade 3, 4300 Holbæk.
Formand/næstformand meddeler foreningens medlemmer om ændringen via mail og Facebook.
Dagsordenen for generalforsamlingen blev gennemgået, herunder at pkt. 4 og 5 budgetmæssigt havde sammenhæng og at punkterne ville blive fremlagt samtidigt.
d. Grønne områder.
Afventer generalforsamlingens beslutning om vedligeholdelsesgrad.
e. Snerydning.
Kenneth har kontaktet entreprenøren og mængden af salt reguleres ned.
f. Skiltning.
Opsætning/placering af skilte med legende børn m.v. blev drøftet.
Det gav ikke anledning til nogen ændringer.
g. Udvalget Grønne områder.
Udvalget indstiller et forslag til behandling på generalforsamlingen som indeholder en reduceret udgift på vedligehold af grønne områder m.v.
Forslaget er prisansat og vil fremgå af budget 2022. (kr. 152.412)
Udvalget vil præsentere forslaget på generalforsamlingen.
Sideordnet fremlægges på generalforsamlingen forslag om uændret vedligehold, som ligeledes er prisansat og vil fremgå af budget 2022. (kr. 195.375)
Endvidere har udvalget udarbejdet et forslag med forbedringer på fællesarealerne m.h.t. anvendelse, placering af borde/bænke m.v., som også fremlægges på generalforsamlingen.
Trampolin er fjernet ved Blåhalevej – Guldhalevej.
4. Nye sager.
Fra Guldhalevej 5 til krydsfelt på Oldvejen er der foretaget en nedgravning af elkabel. I forbindelse med gravearbejdet vil det ikke give begrænsninger i udkørsel fra Guldhalevej og Kejserkåbevej.
Genopretning efter gravearbejde er mangelfuldt på fortovsarealet ved Guldhalevej.
Holbæk Kommune er informeret og følger op på sagen.
Støjvolden ud mod Munkholmvej er genetableret efter gravearbejde.
5. Indkomne emner fra medlemmer.
KKV 13 har forespurgt, om fællesarealerne kan bruges til afholdelse af private festligheder.
Bestyrelsen er enige om, at man kan bruge fællesarealet til private arrangementer, men følg ordensreglementet, herunder at orientere naboer, og brug arealet ud for egen matrikel.
Opstilling af borde/bænke bør begrænses til tiden omkring arrangementet ( 48 timer før og efter).
6. Indkomne emner fra bestyrelsen.
Formanden oplyste, at Finn ikke genopstiller til bestyrelsen ved næste generalforsamling.
7. Regnskab.
a. Kontoplan.
Implementering af det nye regnskabssystem ”Min ejerforening” er i gang. Finn og Kenneth er på opgaven.
Det nuværende system ”Dinero” udgår.
Der kan ikke opnås refusion for 2022.
GDRP/persondataforordningen og foreningens behandling af samme skal sendes ud til foreningens medlemmer.
På vegne af beboere på Blå-/Guldhalevej stilles der herved forslag om at få fjernet jord på volden ved udkørsel fra Guldhalevej til Oldvejen for at forbedre udsyn mod Munkholmvej.
Med venlig Hilsen Finn Mørkeby Guldhalevej 9
Vi har to punkter til vores generalforsamling.
Vi er voldsomt plaget af 4-5 katte, som bruger vores matrikel som kattebakke. De strinter op af vores bryggersdør og kælderdør, så vores kælderskakt stinker af kattepis. Jeg ønsker, at vi som grundejerforening tager stilling til, om der ikke kan stilles krav til katteejere, at de overholder love og regler på lige vilkår med hundeejere mht. at de løber rundt og ødelægger andres ejendom. Hold jeres katte inde på jeres egen matrikel i en lukket kattegård eller indenfor.
Er det muligt at vi laver et mødested for alle vores børn på det grønne område mellem Auroravej og Kejserkåbevej, så vi kan få et godt og stærkt fællesskab, som foreningens børn og unge kan bruge som fælles mødested og hvor vi forældre også kan komme og lege med/mødes med andre forældre.Vi kunne måske starte med et par bord og bænkesæt, to mål til fodbold etc.
Med venlig hilsen Heidi og Anders Kejserkåbevej 34
