Bestyrelsesmøde 7-2-2023 kl. 19:00
Tilstedeværende
Nicolaj, Svend, Visti, Knud, Karin & Gunnar (ref)
Dagsorden
Generalforsamling
Vedtægter
Overdragelse fra kommunen
Vores forening (regnskabsprogram)
Regnskab
Arbejdsdage
Vedligeholdelse af grønne områder
Næste møde
Generalforsamling
Generalforsamlingen skal køre, så der skal planlægges og forberedes!
17/18 april. Hvor: Kommunen har en hjemmeside – forslag Bispehøjen, Andelslandsbyen, Tjepperup?. Eller alternativ. Kl 19 – bagkant 22. Sørg for at prøve it-faciliteterne af!
Svend klarer bookning.
Visti stopper som kasserer. Vi skal finde en regnskabskyndig person til posten – evt Svend?
Knud og Gunnar er også på valg
Indkaldelse med mindst 3 ugers varsel – forslag fra medlemmer skal være bestyrelsen i hænde senest 14 dage før generalforsamling
Grønne områder: Bestyrelsens plan for vedligeholdelsen udsendes med indkaldelsen til generalforsamlingen – niveau ca. som nu. (se også senere punkt)
Tilføjelse: der er booket mødelokale den 17. april i Bispehøjens mødelokale til kl. 19.
Vedtægter
Ny dato ?
Skal vi have nye vedtægter klar til generalforsamling?
Nej, præsenter de mange gode grunde for nødvendigheden af en kraftig revision. Det er som sådan ikke meningen, at vedtægterne skal ændres – men modsætninger, tvetydigheder og fejl skal fjernes, og så skal de være systematiske.
Møde 7.3.2023 hos Gunnar om vedtægterne mm. – tænk dybt over styring af vejfond(e)
Overdragelse fra kommunen
Der er ikke sket en skid. Karin har tilkendegivet det over for Borgmesteren. Problemet er tilsyneladende manglende færdiggørelse af området fra kommunens side bl.a. vandtrykket for enden af Auroravej og vandpyt ved overføringen på samme.
Nicolaj tager igen (!!) kontakt til kommunen.
Vores forening – regnskab
Regnskabssystemet skulle være fuldt ud kørende pr. 1.1.2023 – det er det ikke!
Der er lovet opdateringer, men kommer ikke?
Det undersøges om systemet kommer reelt i gang, eller om der skal skiftes system.
Fornyelsesdato er 24.2. – så det ……? Træk dem et vidst sted !
Nicolaj og Visti kigger på programmet i week-enden. Hvis de beslutter at køre videre med programmet, gensender de invitationen til alle medlemmer.
Men noget tyder på, at der skal skiftes program!!
Regnskab
Tager Vistis tilsendte materiale til efterretning med klargøringer – evt. med Knuds mere overskuelige model som bilag.
Stig Bøgh kommer forbi snart for at give et bud på 20-årsplan på vejene – (vil også give bud på vedligeholdelse (senere))
Arbejdsdage og sociale arrangementer
Katten af tønden – kører Heidi – penge fra foreningen
Lugning af bede – godt projekt med pølser og øl! Igen foreningen, Og Knud. Men ret
omfattende. Skal være i april – før generalforsamling – 15.4.2023.
Vedligeholdelse af grønne områder
Fjernelse af trekant af vold ved Guldhalevej. Vi kan ikke fjerne jord nu, før vi har fået overdraget omradet fra kommunen. Men skal op på generalforsamling – så længe Knud klipper græs og ukrudt, er der ikke et reelt behov, så vi skal evt. have omgjort beslutning. Bestyrelsen undersøger at få sten tilbage på plænen mellem Auroravej og Fælleden.
Klipning hen til og omkring stenene – få pris på flytning og pris på klipning et par spor omkring. Gunnar tilbyder at klippe ved stenene.
Der skal være penge til småprojekter – eksempelvis trin på volden ved Blåhalevej
Petanquebane? Skal den etableres? Skal have nogen til at påtage sig vedligeholdelse.
Der indhentes tilbud vedligehold af grønne områder – gerne 3 stk (eller flere?).
Skal have tilbud med og uden vedligehold af bedene ved skolestien. Og rundt om stenene i
søhøjlandet – når/hvis stenene tilbageføres.
De undersøges, om der er penge at spare på flerårig vedligeholdelstilbud. Det er dog
problematisk. Men med budgetforslag for kommende år er det muligt at tage tilbud allerede
før generalforsamling.
Men undersøg evt besparelser.
Næste møde
Om generalforsamling – 7-3-2023 hos Gunnar
Bestyrelsesmøde tirsdag 17.01.2023 Kl.19:00
Tilstede: Visti, Karin, Knud & Gunnar
Referent Gunnar
Da hverken formand eller næstformand er tilstedeværende, er vi ikke beslutningsdygtige.
Vi besluttede (anyway!), at Karin sammenskriver ændringsforslag til foreningsvedtægter til næste møde. Efter at vi har revideret vedtægterne til det niveau, vi formår, beder vi jurister boende i området om at checke.
Vi skal (forsøge at) fastholde kontingentet på nuværende niveau.
Der er udfordringer med vores administrations- og økonomisystem, men Visti skal nok klare udfordringerne!
Vi skal have tilbud på de i vedligeholdelsesplanen nævnte punkter + på de 2 bede ved skolestien. Græsklipningsfrekvensen blev kort drøftet. Karin mente, at man kunne sløjfe hver anden klipning på den store plæne (frugttræerne) og frugtbuskeplænen. Men den store plæne er fodboldbanen, så det….. Referenten mente, at plænen mellem rækkehusene kun skulle klippes 2-3 gange pr år, det blev afvist med, at denne plæne bruges, så det ….
Arbejdsdage: begyndelsen af april før generalforsamling – masse af hygge og pølser. De som ikke kan arbejde, kan medbringe øl! Knud fortsætter annoncering på Facebook.
Næste møde tirsdag d 7.2. Gunnar
Generalforsamling: forslag 17. eller 18. april? Foreningen sørger for øl og vand.
Men er der nogen, som har idé om, hvor? Det skal vi lige tage på mail!
Og så må vi sørge for, at mødet klapper, incl. it-hejs
Bestyrelsesmøde mandag 27-09-2022 kl 19
Tilstedeværende: Nicolaj Bohn, Visti Danielsen, Knud Hansen, Karin Rodian & Gunnar Borregaard,
Dagsorden
Valg af referent
Opfølgning på punkter fra sidste gang:
Opfølgning på
– regnskab
– min forening
– arbejdsdag
– arbejdsopgaver
– opfølgning på vedtægter (tjekke om de trænger til opfriskning)
– herunder vedligeholdelsespligt af fortov?
– møde med borgmesteren
– punkter til diskussion
Punkter fra medlemmer
Identificering af opgaver til næste periode
Planlæg opfølgningsmøde
Eventuelt
Valg af referent
Gunnar & ref.godkendt
Opfølgning på punkter fra sidste gang
Hjertestarter køber måler service 1250 årligt
Opfølgning på
- regnskab
Vores gamle administrationsprogram, Dinero, skal opsiges dagen før udløb – vi kan stadig
se tal, men ikke fakturere.
Skal bruge ca. 25.000 til skøde engang, når kommunen overlader os lokalplanområdet. - Min forening – Vores ejerforening (nyt navn)
Startes op fra nytår. Venter med at starte op til efter opdatering.
På det første bestyrelsesmøde for Grundejerforeningen er det fortalt, at der er lavet skøde på området mellem Blåhalevej og Guldhalevej – er der betalt – af hvem?
Økonomien er så god, at vi overlever i år!
Rykkergebyr – der er før vedtaget rykkergebyr i bestyrelsen. Bør tages op til generalforsamling!
Nicolaj har haft møde med kommunen – Lars & Erik. Dialogen med kommunen har været uheldig og inkonsistent.
Vandproblemer på Auroravej: kommunen kigger/har kigget.
Buleproblemer i nordvest: kommunen kigger.
Stien i lokalplanens Nordvesthjørne skal sløjfes. Men bør der ikke være helle ved ext. stiudføring? Kommunefolk/Borgmester?
Opmåling af område: Der er øjensynligt forskel mellem matrikelkort og virkelighed. Det må være kommunens problem at sikre, at vi overtager korrekt område – møde tirsdag 4.10. kl 12.
Vi har 50.000 til gode fra kommunen – det ved kommunen også! Stammer fra ekstra omkostninger, vi har afholdt. Vi må forsøge at holde fast!
- Arbejdsdag
Knud har lavet fin plan – der arbejdes videre og reklameres på Facebook.
Fastelavn – bør organiseres af foreningen – hvor skaffer vi plads? - Arbejdsopgaver
- opfølgning på vedtægter (tjekke om de trænger til opfriskning)
- laver separat møde om dette – men husk at adkomsthaver skal registreres i nyt system.
- herunder vedligeholdelsespligt af fortov?
- Møde med borgmesteren
- møde inden? – klarer det nok på mail.
- punkter til diskussion
Overdragelses fra kommunen
Punkter fra medlemmer
Identificering af opgaver til næste periode
Overgår til nyt adm.system
Møde med kommunefolk tirsdag d. 4.10.
Grøn kontrakt
Skal have kigget på
Saltningskontrakt
Bestyrelsen accepterer Jørgen Christensens tilbud – se slutnote 1
- punkter til diskussion
- møde inden? – klarer det nok på mail.
- Planlæg opfølgningsmøde
- Borgmestermåde 25.10. kl 10:30 videre forberedelse på mail – opfølgning?
- Vedtægtsmøde 8.10. kl 19 hos Visti
- Grønt udvalg? – Skal have gang i inden generalforsamling, og være velforberedte.
- Vedligeholdelsesmøde?
Bestyrelsesmøde torsdag 05-09-2022 kl. 19
Tilstedeværende: Nicolaj Bohn, Visti Danielsen, Knud Hansen, Gunnar Borregaard, Karin Rodian
Dagsorden
Valg af referent
Opfølgning på punkter fra sidste gang:
Opfølgning på overdragelse
– Visti og Nicolaj giver update
Opfølgning på
– regnskab
– min forening
– arbejdsdag
– arbejdsopgaver
– opfølgning på vedtægter (tjekke om de trænger til opfriskning)
– herunder vedligeholdelsespligt af fortov?
Punkter fra medlemmer
Identificering af opgaver til næste periode
Planlæg opfølgningsmøde
Eventuelt
Opfølgning på overdragelse:
– Visti og Nicolaj giver update
Systemadgang
Vi har fået overdraget forskellige elektroniske dialoger med kommunen + adgang til systemet.
Men mangler stadig fysiske papirer – hvis der er?
Kontrakter
Vi har fået 2022 kontrakttilbudet med Kruse om vedligehold af de grønne områder.
Saltning rydning er andet firma – Jørgen Christensen – men ingen tilgængelig kontrakt.
Områdeoverdragelse
Vi har ikke fået overdraget området fra kommunen endnu, – det gør det så umuligt at fjerne jord ved Guldhalevej! – indtil videre må udsynet klares ved ded, at Knud sørger for at græsset/ukrudtet ikke vokser sig alt for højt!
Kun et lille stykke jord ved Guldhalevej er overdraget.
Mht. grøn vedligehold og saltning/rydning vil det være en idé med længerevarende plan – undersøg evt samarbejde med de 3 nabogrundejerforeninger.
Opfølgning på:
– regnskab
Se saldoballance 04-09-22.pdf & fælleden spks sj. 04-09-22.pdf
Der er indtil betalt ca. 70.000 af 152.000 til grønt vedligehold
– min forening
Visti fortsætter arbejdet med regnskabsprogram – Nicolaj og Visti sætter sig ind ”min ejerforening” – vær opmærksom på hvornår det gamle program skal opsiges.
Vi skal have opdelt foreningens regnskab fra de 3 vejfonde. Vejfondene skal køre på en 20-årig plan. Men Visti får lavet en kvalificeret forudsigelse af forventet levetid.
Se mere om vejfond & fortove senere
– Arbejdsdag
Skal vi have arbejdsdage?
Skal vi selv vedligeholde vore bærbede, dvs. buskene mellem Guldhalevej og Auroravej og buskene langs skolestien?
Knud laver plan for arbejdsdage
Men første grundlæggende rensning engang i godt vejr i april + opfølgning.
Skal begyndelsen og enden af Auroravej med?
– arbejdsopgaver
– opfølgning på vedtægter (tjekke om de trænger til opfriskning)
Er der overensstemmelse mellem vore vedtægter og lokalplanen – læs og check kommunale regler (lokalplan) og egne regler. Simplificere – fjerne misforhold – vore vedtægter skal understøtte det gode naboskab frem for at skabe splid!
– herunder vedligeholdelsespligt af fortov?
Undersøg i forhold til kommunale reglerHvordan forholder det sig med vedligehold af fortove (ikke renholdelse!), hvem skal vedligeholde – skal afklares! – Og hvor hører stierne til ift. vejfondene?
Punkter fra medlemmer
–
Identificering af opgaver til næste periode
Visti :
Opsigelse af dinero
Opstart af ”min ejerforening” sammen med Nicolaj
Finde forsikringer – policer, ansvarsforsikring, bestyrelsesansvarsforsikring – og ajourføre næste gang
Vejfond vedligeholdelsesplan – udskille fra kontoplan
Nicolaj
Snerydning – hvad gør vi – ny aftale?
Opfølgning på dialig med kommune
Vedtægter
Digital signatur
Knud
Arbejdsdage – organisering – plan
Knud og Nicolaj
Rette hjemmeside
Gunnar
Kontakt med kommunen om overdragelse – – udkørsel, grundvand for enden af Auroravej + sti på tværs,
Vedtægter – lokalplan – Visti Nicolaj Gunnar
Input til dialogmøde med borgmesteren – Alle
Planlæg opfølgningsmøde
Bestyrelsesmøde 27.09.2022 kl. 1900 hos Gunnar
Eventuelt
Hjertestarter – skal have en fast aftale med Mikkel – koster 150 kWh pr år – ca 750-1000 kr
Karin tager kontakt
Skal desuden have nye elektroder hvert anden-tredje år á 500 til 2000 kr
Borgmestermøde 25.10 kl 10:30
Bestyrelsesmøde torsdag 30-06-2022 kl 20
Tilstedeværende: Nicolaj Bohn, Svend Heinesen, Visti Danielsen, Knud Hansen, Gunnar Borregaard
Dagsorden
- Konstituering af bestyrelse
- Godkendelse af referat
- Indhentning/kopiering af id så vi kan få overdraget kontrol af bankkonti og regnskab til formand og kasserer
- Eventuelt
Konstituering
Formand Nicolaj Bohn
Næstformand Svend Heinesen
Kasserer Visti Danielsen
Referat
Referat fra ekstraordinær generalforsamling godkendt
Indhentning/kopiering af ID så vi kan få overdraget kontrol af bankkonti
og regnskab til formand og kasserer
Visti tager kontakt til bank for at få oplyst deres krav
Eventuelt
Administrationsprogram
Vi har i øjeblikke 2 regnskabsprogrammer– Visti finder ud af, hvad vi skal bruge
Facebook og mail
- Skal have kontrol over hvem som er/skal være administratorer
- Svend har adm.rettigheder. Knud vil godt være superadministrator – resten af
- Bestyrelsen er medadm.
- Skal have opdateret mail-adressekartoteket
- Skifte password til mail og facebook
Økonomi
- Skal sørge for at have vore forsikringer i orden fx i forbindelse med arbejdsdage, men hvad betaler vi? Hvad er dækket?
- Hvad bruger vi penge på – hvilke aftaler har vi? På næste møde gennemgår vi regnskabet
- Vedligeholdesplan: skal vi også have på plads
- Fjernelse af trekant ved Blåhalevej/Guldhalevej: Må vi overhovedet fjerne noget af jordvolden? – Er som situationen nødt til at spørge kommunen. Kan vi lægge jorden på lokalplanområdet? Ellers kan det være omkostningsfuldt med undersøgelse/depot
- Kan vi omlægge regnskabsåret?
Diverse
- Diskutere med kommunen om overdragelse af området
- Pælene ved æbletræerne på midterarealet fjernes af vores gartner uden beregning
Referat fra den ekstraordinære generalforsamling i grundejerforeningen Fælleden afholdt den 21. juni 2022,
Svend Heinesen bød på vegne af forretningsudvalget velkommen.
- Valg af dirigent.
Svend indstillede, at Steen Hansen blev valgt som dirigent, hvilket generalforsamlingen vedtog
uden modkandidat.
Steen Hansen konstaterede lovligheden af generalforsamlingen i henhold til vedtægterne.
Han gennemgik den fremsendte dagsorden.
Steen foretog optælling af stemmeberigtigede og fuldmagter.
Der var mødt 28 stemmeberigtigede og hvoraf en mødte med fuldmagt.
- Valg af stemmetællere.
Ingrid Petterson og Ole Lundorph blev valgt som stemmetællere. - Valg af referent.
Forretningsudvalgets indstilling blev fulgt. (Jens valgt) - Valg af ny bestyrelse.
Svend Heinesen fremlagde forretningsudvalgets indstilling til en ny bestyrelse, bestående af Svend
Heinesen, Visti Danielsen, Nikolaj Bohn, Finn Mørkeby og Jens O. Christensen.
Gunner Borregård og Knud Hansen ønskede at deltage i bestyrelsen.
Jens O. Christensen og Finn Mørkeby trak deres kandidatur.
Valgt til bestyrelsen:
Svend Heinesen, Kkv. 28 for en periode af 2 år.
Visti Danielsen, Auv. 25 for en periode af 1 år.
Nicolaj Bohn, Kkv. 9 for en periode af 2 år.
Gunnar Borregård, Auv. 18 for en periode af 1 år.
Knud Hansen, Blh.vej 6 for en periode af 1 år. - Valg af suppleanter.
Karin Dilling-Hansen, Guldhalevej 20 blev valgt.
- Forslag fra medlemmer/beboerudvalg.
Nicolaj fremlagde dele af forbedringsplanen med henblik på afstemning af de enkelte forslag, men efter gennemgang af nogle af forslagene, afbrudt af mange tilkendegivelser, besluttede generalforsamlingen at gå til næste punkt på dagsordenen, budgettet, idet vedtagelse af de enkelte
forslag i forbedringsplanen indeholdt udgifter, som ikke var indeholdt i det fremsendte budget.
Forbedringsplanen kom ikke til afstemning.
Ad foranstående var der følgende indlæg/tilkendegivelser fra forsamlingen:
- For at få bedre økonomi til forbedringer, kunne det være en mulighed at søge om fondsmidler.
- Det vil være ønskeligt at bestyrelsen havde et økonomisk råderum til forbedringer.
- Ikke relevant at foretage afstemning om forbedringer, når der ikke er afsat penge i budgettet.
- Det må være muligt at få vedligeholdelsesplanen udført, herunder vedligehold af bede, inden der tænkes i forbedringer. Flere fremmødte tilkendegav, at vedligeholdet p.t. er mangelfuldt. (bl.a. 5 bede er ikke ordnet i år.).
- Det er også en mulighed, at medlemmerne stiller til arbejdsdage på de grønneområder/fællesarealerne.
- Fremlæggelsen for detaljeret, bestyrelsen skal kunne disponere mindre forbedringer uden at det skal fremlægges på generalforsamlingen.
- Forbedring af udkørsel fra Guldhalevej til Oldvejen er vedtaget til udførsel og sikkerhedsmæssigt påkrævet. Projektet afventer en prisansættelse.
- Forslag fra forretningsudvalget, herunder fastansættelse af budget 2022.06.
Svend fremlagde budgettet med bemærkning om, at der manglede likviditet, og det var et ønske at hæve kontingentet.
Forhøjelsen ville blive brugt til i nævnte rækkefølge.- Projekt vedr. terrænregulering ved volden/udkørsel fra Guldhalevej.
- Buffer/forbedring af likviditet.
- Forbedringer.
Der var fremsat 2 forslag til kontingentforhøjelse, som kom til afstemning:
- Generalforsamlingen med forhøjelse til 3.200 kr. og 500 kr. til vejfond, hvor 9 stemte for og 13 imod.
- Bestyrelsen med forhøjelse til 3.000 kr. og 500 kr. til vejfond, hvor 22 stemte for og ingen imod. Bestyrelsens forslag blev vedtaget.
Ad foranstående inden afstemningen/vedtagelsen af budgettet var der følgende bemærkninger:
- Det fremsendte budget er godkendes med kontingentforhøjelse, men indeholder ikke en
postering til forbedringer. - Bestyrelsen skal have råderum til at udføre forbedringer, men en god ide at inddrage
eventuelle parter/interessenter. - Kan det komme på tale at nedsætte beløbet til vejfondene.
- Kontingentforhøjelsen er den permanent. (sv. Kontingent fastsættes af generalforsamlingen
hvert år).
- Valg af revisor og/eller revisorsuppleant.
John Nielsen, Auroravej 29 blev genvalgt.
Annette Skamriis Mathissen, Blåhalevej 3 blev valgt som revisorsuppleant.
- Eventuelt.
Svend omtalte stien fra Auroravej 24-26 ud til Fælleden, hvor der gerne må være flere om at slå
ukrudtet.
Den er ikke med i vedligeholdelsesplanen.
Gitte foreslog i lighed med tidligere indlæg fra foreningen at overveje fælles arbejdsdage med
vedligehold/renhold af fællesarealer.
Herefter afsluttede Svend generalforsamlingen med tak til fremmødte og dirigenten.
Jens O. Christensen
Referent.