Forfatter: 62741

Til Stede:

Nicolaj, Visti, Knud, Gunnar og Karin

Fraværende:

Svend

Dagsorden:

1. Godkendelse af sidste mødereferat
2. Opfølgning siden sidst
3. Overdragelse fra Kommunen
4. Regnskab
5. Arbejdsdag og sociale events
6. Vedligeholdelse af grønt område
7. Hjemmeside (Grønt udvalg)
8. Kommunikation til medlemmer
9. Input fra medlemmer og andet
10. Eventuelt

Ad.1 Godkendelse af sidste mødereferat

Referatet fra sidse møde den 21/11 2023 blev godkendt af alle.      

Referatet er godkendt på mail og nu også i dag.

Ad. 2 Opfølgning siden sidst

Bliver nærmere beskrevet nedenfor

Ad. 3 Overdragelse fra Kommunen

Overdragelsesaftale er gennemgået og underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Karin sørger for at aflevere aftalen sammen med behørig dokumentation for tegningsregel til Holbæk Kommune.

Ad. 4 Regnskab

Regnskabet har givet overskud med kr. 111.000. Revideret budget for 2024 samt nyt budget for  2025 vil blive fremlagt på næste bestyrelsesmøde.(Af overskuddet skal der anvendes ca. 20-25.000 til bl.a. hindbærbede og restaurering af skolebede.)

Ad. 5 Arbejdsdag og sociale events

Der er ikke fastlagt nogen arbejdsdag . Der bliver afholdt fastelavn som de foregående år. Der arbejdes på et socialt arrangement i forsommeren (Knud)

Ad. 6 Vedligeholdelse af grønt område

Det blev vedtaget, at Mads Bryde Larsen skriftligt skal bekræfte at prisen for vedligeholdelse i 2024 er den samme  som i 2023, dog med et tillæg på ca. 5.000 kr for at inkludere diverse bede.

Nicolai opdaterer vedligeholdelsesplanen på hjemmesiden 

Alle bede bliver vedligeholdt i år og der bliver slået græs på samme måde som sidste sæson dog mere fleksibelt i henhold til tørke- og vækstperioder.

Blomsterprojekt og etablering af hindbærbed sker snarest eller så snart vejret tillader det.

Ad. 7 Hjemmeside (Grønt udvalg)

Det blev besluttet at vi ikke ville søge efter medlemmer til grønt udvalg, men gode ideer er altid velkomne.

Ad. 8 Kommunikation til medlemmer

Nye medlemmer bliver budt velkommen og får velkomstfolder. Kommunikation sker primært via hjemmesiden og kommunikation vedr. sociale events sker via facebook.

Ad. 9 Input fra medlemmer og andet

Der køres stadig for stærkt på KKV. Der er også klaget over trailere som er parkeret på vejene.

Ad. 10 Eventuelt

Vi talte om snerydning af veje og er enige om at dette pkt. tages med på generalforsamlingen. Evt. med forslag om et fast beløb pr. år som indsættes på en konto.

Gunnar har kontakt med FORS om beplantning på pumpeanlæg på sti mellem KKV og AV.

Der afholdes generalforsamling den 10/4 2024 kl. 19 på Bispehøjen (Bjergmarksskolen)

Mødet sluttet k. 22.15

Mødereferat

Bestyrelsesmøde hos Nicolaj den 21/11 2023 kl. 19

Til Stede:

Nicolaj, Visti, Gunnar og Karin

Fraværende:

Svend og Knud

Dagsorden:

1. Godkendelse sidste mødereferat
2. Regnskab – Visti
3. Vintervedligeholdelse
4. Overdragelse af areal fra kommunen
5. Grønt udvalg – Gunnar
6. Eventuelt

Ad. 1 Godkendelse sidste mødereferat

Referat fra sidste møde den 26/9 2023 blev læst op af og godkendt af alle.

Referatet bliver lagt på hjemmesiden af Nicolaj.

Ad. 2 Regnskab – Visti

Regnskab ser stadig fornuftig og budgettet forventes overholdt, på nær punktet om overdragelse af areal fra Kommunen (indtægt kr. 50.000) Det kan formentlig først næste år.

Ad. 3 Vintervedligeholdelse

Denne foretages ligesom sidste år af Jørgen Christensen.

Ad. 4. Overdragelse af areal fra Kommunen

Bestyrelsen har haft et møde med Kommunen den 5/10 2023 (til stede Erik Hamann,HK, Lars Brandt Christensen HK, Nicolaj Bohn,GF, Knud Hansen GF og Karin Dilling GF) og det blev aftalt at vi tog en gennemgang af vejene og reparationspunkter blev udpeget. Denne reparation bliver udført så snart der foreligger en skriftlig aftale om overdragelsen og når der er mindst 12 grader i luften.

Der er et par ejendomme der skal søge dispensation i kommunen forinden arealet endeligt kan overføres.

Den i lokalplanen angivne sti mod Munkholmvej skulle have været etableret, men dette punkt er frafaldet af kommunen og bestyrelsen.

Bestyrelsen udarbejder en aftale som underskrives af bestyrelsen og Kommunen, hvorefter betingelserne i aftalen skal opfyldes og grundejerforeningen sørger for tinglysning.

Ad 5. Grønt udvalg – Hindbærbedet og bed ved Skolestien (ned mod frugttræer) Gunnar har indhentet tilbud på etablering  (fjerne græs, grubbe og plante) på ca. 15.000 kr. og har selv ca. 30 planter og udskiftning af dårlig jord i bed ved skolestien.

Ad. 6. Eventuelt

Gunnar vil tage kontakt til FORS vedr. evt. etablering af buske ved pumpestation ved stien mellem Kejserkåbevej og Auroravej.

Mødet sluttet kl. 21.00.

Dagsorden

Kommentarer til Generalforsamling/Referat
Økonomi
Grønne arealer vedligehold og kontrakt
Beslutninger på tidligere GF der ikke er gennemført? (Hvis der ellers er nogle, udover det
med volden ved Guldhalevej)
Hvad er vores strategi og plan frem til næste GF? Hvad kan og vil vi gennemføre?
Konstituering af bestyrelsen
Karin Rodian har tilbudt at hjælpe som “ikke valgt Suppleant”

Tilstedeværende
Nicolaj, Visti, Knud, Gunnar (ref)

Kommentarer til Generalforsamling/referat
Ang. opkrævning af gebyrer på oplysninger til mæglere ifm. salg:
Der har engang været et punkt om at undersøge gebyr i denne forbindelse.
Visti har samlet de relevante dokumenter, så der er ikke meget arbejde ved at sætte 5
krydser, og svare på om der evt. er restance til foreningen. Det ville være en let måde at
skaffe nogle håndører til foreningen, men vi finder det urimeligt at påføre et (fraflyttende)
medlem en ekstraudgift.
En forespørgsel, om at Kruuse (grøn vedligeholdelse) evt. er blevet betalt for arbejde, som
ikke er udført, må desværre afvises – der er ingen penge at hente der – den af den tidligere
bestyrelse underskrevne kontrakt er overholdt!
Vi har skiftet leverandør af grøn vedligeholdelse. Kruuse er skiftet ud med Mads Bryde
Larsen, som skal have 122.500 som er noget billigere end Kruuse – håber han leverer på
samme niveau!
Kaspar Quist spurgte ind til snerydning på fællesvejene – om det også evt kunne blive
fælles snerydning – vi undersøger priser.
Hvis disse somre fortsætter om vinteren, er det ikke et problem, men men……, så kan det
blive dyrt!
Der blev snakket om Auroravejs stand, og foreslået at søge aktindsigt i materiale vedr.
anlæggelsen. Vi forsøger at uddelegere dette.

Økonomi
Der mangler stadig betaling fra 2 indvånere. Visti rykker – denne gang uden gebyr!
(Der henvises til referat fra Mødereferat nr. 5/2019 fra Grundejerforeningen Fælleden afholdt den 22.08.19.:
”b. Kontingent.
Der henstår 2 restancer for 2019. Kasseren følger op på disse.
Opkrævning af kontingent 2020 vil blive udsendt umiddelbart efter generalforsamlingen. Betalingsfristen
bliver 21 dage.
Første rykker vil blive udsendt 8 dage efter betalingsfristens udløb.
Anden rykker vil blive udsendt 14 dage senere med et gebyr på 250 kr.
Betalingsfristen på rykkerne vil fremgår af disse.
Herefter vil manglende restancer kunne sendes til inkasso.”)

Der er i øjeblikket likvide beholdninger:
Bank Foreningskonto 449.996,71
Bank vejfond Auroravej 63.012,20
Bank vejfond Kejserkåbevej 60.843,47
Bank vejfond Guld-/Blåhalevej 69.654,75
Mikkel skal have 700 for strøm til hjertestarteren.
Vi har faste udgifter for 122.500 til grøn vedligehold.
Det betyder, at vi har ca. 58.500 frie kroner (som et grønt udvalg kan at lege med – men
hvor bestyrelsen gerne vil prioritere en del til flis på bedene omkring ”Skolestien” (sønden
om Guldhalevej), og på sigt også i frugtbedene (dem, der er til noget!).
(Husk rensning for ukrudt og garanti for virkning).

Beslutninger fra tidligere generalforsamlinger
Forslag om velkomstfolder: – skal vi lave en velkomstfolder: det vil være fint og godt at
byde nye velkommen i området. Knud laver udkast.
Indhold: Hvad har vi af arrangementer? Information om området, bestyrelse, mailadresser,
mulighed for at tilmelde 2 mailadresser (så konen/manden også er orienteret!), osv osv –
Knud laver udkast.

Grønne arealer vedligehold og kontrakt
Mads Bryde Larsen står for vedligeholdet af de grønne områder nu.
Vi skal have nedsat et grønt udvalg og derfor have hvervet medlemmer til det –
hvervekampagne på Facebook. Knud skriver en invitation til (eventuelle? ! ! ! )
interesserede – vi (udvalget) har ca 40.000 kr at lege med.
Beslutninger på tidligere generalforsamlinger, der ikke
er gennemført?
Volden ved Guldhalevej kan vi ikke røre ved for indeværende – det er kommunal ejendom.
Ellers kan vi ikke lige huske noget…… – hvis der er nogen, som mindes beslutninger, så sig
til!
Hvad er vores strategi og plan frem til næste
generalforsamling? Hvad kan og vil vi gennemføre?
Vi skal have skrevet vore vedtægter om – skal have en snak med Kasper, som lovede at
være behjælpelig.
Vi skal have gjort noget ved Auroravej – lappet striber, kigget på ujævnheder – men kan vi
motivere kommunen til at påtage sig ansvaret for en dårligt funderet vej – vi må prøve?
Konstituering af bestyrelsen
Visti indvilger i at fortsætte som kasserer (det ikke valgte medlem).
Nicolaj fortsætter som formand.

Knud påtager sig det ærefulde hverv som næstformand.
Karin Rodian har tilbudt at hjælpe som “ikke valgt
suppleant”
Karen bydes velkommen, som det tabte får i folden.
Eventuelt
På generalforsamlingen blev nævnt et andet økonomi/kommunikationssystem – hvem var
det Knud?? Kan Annette evt. huske?

Tilstedeværende
Nicolaj, Svend, Visti, Knud, Karin & Gunnar (ref)

Dagsorden
Opfølgning siden sidst
Overdragelse fra kommunen
Regnskab
Arbejdsdag og sociale events
Vedligeholdelse af grønt område
Hjemmeside (grønt udvalg)
Kommunikation til medlemmer
Input fra medlemmer og andet

Opfølgning siden sidst
Som det fremgår af referatet fra generalforsamlingen, er vi hver især forpligtiget til at rydde
sne og holde isfrit ved egen matrikel.
Kaspar Quist AV23 spurgte på generalforsamlingen, om der kunne etableres fælles
snerydning på vejene.
Bestyrelsen undersøger muligheden og omkostningerne nærmere
Nicolai opdaterer hjemmesiden, så bestyrelsesrollerne og betegnelserne er som anført i
”Grønne Udvalg Folderen”

Overdragelse fra kommunen
Specielt Auroravej er i dårlig stand og det er uklart hvad kommunen har gang i.
Der er heller ikke nogen fremdrift på de øvrige udeståender med kommunen. Nicolai
følger op, og det overvejes at søge aktindsigt, hvis vi kan uddelegere dette.
På en tidligere generalforsamling er det vedtaget, at grave noget af støjvolden i krydset
mellem Guldhalevej og Oldvejen. Formålet var at forbedre trafiksikkerheden.
Svend oplyste, at der tidligere har været en besigtigelse med deltagelse af kommunen og
politimyndigheden. Resultatet var, at politiet ikke ville stille krav om afgravningen, hvorfor
kommunen ikke har ønsket at foretage sig noget.
Den nuværende bestyrelse mener ikke, at grundejerforeningens uden videre kan grave af
støjvolden, da volden endnu ikke formelt er tilskødet grundejerforeningen. Inden arbejdet
sættes i gang, skal vi have det afstemt med kommunen, og vi skal også være sikre på, at
fjernelse af en del af støjvolden er lovlig og ikke medfører forøgede støjgener. Det er også
uklart, om vi må lægge det afgravede jord på grundejerforeningens område.

Regnskab
Ser meget fornuftigt ud, men vi har også stadig sidste del af grønt vedligehold. Og så
mangler vi en streng vinter!

Arbejdsdag og sociale events
Knud og Karin undersøger mulighederne for at arrangere en fælles vejfest/områdeevent i 2024

Vedligeholdelse af grønt område
Vi tager vedligeholdelse af bedene mellem Auroravej og Guldhalevejresten resten af året.
Skal søge vejledning til bærbede + sydside af skolesti.
Hvorfor er der ikke slået græs? (Høst!)
Hurtig eller langsom udbygning af vedligeholdelsesplan – tager snak med Mads og sætter penge af!
Gunnar overtager det grønne udvalg.

Hjemmeside (grønt udvalg)
Der videregives inf. til Nikolaj vedrørende hjemmeside
Skal have opdateret med møder + vedtægter

Kommunikation til medlemmer
Knud opdaterer kommunikationsfolderen til Velkomstfolder. Sendes til nye indvånere
Referatet fra generalforsamlingen udsendes på mail til alle medlemmer (Aktion Nicolaj)
Den Grønne Udvalgs Folder skal ikke udsendes på mail.
Referater fra bestyrelsesmøder udsendes ikke på mail, men lægges på hjemmesiden
Hvis vi engang begynder at udsende nyhedsbreve, skal det være muligt at fravælge dem, da nogle vil betragte nyhedsbreve som spam.

Input fra medlemmer og andet
Noget om for meget klipning af græsset i foråret – ja ja, (men klippes for at fjerne ukrudtsstængler, som også skyder op i tørke)
Hans Rasmussen, Blåhalevej 3 har fremsendt et ”Grønt Forbedringsforslag” angående etablering af en trappe på støjvolden for enden af Blåhalevej ud mod Munkholmvej.
Projektet blev godkendt forudsat at trappen bygges af frivillig arbejdskraft og færdiggøres senest 30 oktober 2023. Grundejerforeningen dækker materialeomkostninger med max 3.300 kr.