Deltagere: Rolf Rasmussen, Thomas Mogensen, Finn Mørkeby og Jens O. Christensen.
1. Indledning ved formanden.
Næstformanden bød velkommen.
Mødet afholdes efter bestyrelsens faste dagsorden.
2. Opfølgning fra sidste møde med godkendelse af referat.
Referatet blev godkendt.
3. Verserende sager.
a. Afleveringsforretning af veje, grønne områder m.v. fra Holbæk kommune.
GF afventer afleveringsforretningen med Holbæk kommune på fællesarealerne, hvorunder en gennemgang for fejl og mangler vil indgå.
Forventet tidspunkt for overdragelsen bliver i 2020.
b. Afleveringsforretning med Reklo (Blåhalevej – Guldhalevej)
Fejl og mangler i forbindelse med overdragelsen ultimo 2018 er udbedret, dog har fjernelse af asfalt over brønddæksel ud for Guldhalevej 5-7 afstedkommet, at dækslet er blevet beskadiget ved brug af skæreværktøj. Endvidere er asfalteringen omkring dækslet mangelfuld. Reklo vil foranledige at fejlene udbedret.
Brønddækslet leveres af FORS, men det er i restordre.
Jens Følger op på sagen overfor Reklo.
Reklo/Morten har i 2019 fremsendt refusionsopgørelse til GF vedr. ejendomsskat på de grønne områder, veje og fortove på Guldhalevej -Blåhalevej. Sagen har kørt mellem parternes advokater.
Vores advokat har bistået på sagen, herunder gennemgang af tinglysning og skøde m.v.
Finn har ved et bilateralt møde med Reklo/Morten medio januar 2020 indgået en aftale, hvor Reklo tilbagekalder den fremsendte refusionsopgørelse og betaler ejendomsskatten kr. 22.203,91.
(beløbet har Reklo indbetalt 22.01.2020).
I aftalen betaler GF omkostninger på sagen kr. 1.892.
Der tilgår regning fra GF-advokat på gennemgang af skøde/tinglysning af fællesarealer ved Guldhalevej – Blåhalevej, samt bistand på ovenstående sag.
Sagen er hermed lukket.
c. Fortove og stier.
Ved indkørsel til Guldhalevej har der været tung kørsel med lastbil på fortovet. For at imødegå skader, foranlediger Finn at der placeres en større sten på fortovet ved indkørslen.
d. Gadebelysning.
Det er vurderingen, at belysningen på Kejserkåbevej og Auroravej ikke er tilstrækkelig. Rolf kontakter FORS m.h.p. at få ”skruet op” for lysstyrken.
På stiftende generalforsamling blev der angivet differentieret bidrag på strømforbrug, drift og vedligehold af vejbelysningen på GF-veje og stier, for parcelhuse 420 kr. og rækkehuse 210 kr.
Udover referatet fra stiftende generalforsamling foreligger der ikke dokumentation for ovenstående.
FORS har for 2020 opkrævet 420 kr. årligt på alle ejendommene.
Holbæk kommune/FORS fastholder kravet.
Finn følger op på sagen, bl.a. ved at undersøge praksis ved NVE
f. Hjemmeside og velkomstfolder.
Hjemmesiden er oprettet under http//foreningen-faelleden.dk/
Mailadresse: Post@foreningen-faelleden.dk
Thomas sørger for at nye medlemmer får velkomstfolderen sammen med en flaske vin.
Samtidig følger han op på, at vi har deres mailadresse.
h. Generalforsamling 2020.
- Dato for generalforsamling bliver onsdag den 18. marts 2020 kl. 1930
- Stedet bliver Bispehøjens beboerhus (samme sted som sidste år)
- Dirigent skal spørges (Finn/Jens undersøger)
- Referent Jens
- Indkomne forslag indtil videre:
- Fremtidig ukrudtsbekæmpelse
- Godkendelse af ordensreglement
- Regnskab fremsendes forinden iflg. vedtægterne
- Budget. Første udkast forelagt og godkendt.
- Kontingent. Bestyrelsen indstiller til generalforsamlingen, at det forbliver uændret. Finn udfærdiger en begrundelse til indstillingen, bl.a. vil det fremgå at det er nødvendigt med en vis likviditet, indtil vi får et driftsår, hvor udgifterne til især grønne områder, herunder tinglysning/advokat, overtagelse og drift af områderne er kendte.
- Formandens beretning fremsendes forinden iflg. Vedtægterne.
- Forplejning bliver øl/vand.
- Hvem er på valg / ønsker genvalg: Rolf og Finn genopstiller.
- Valg af suppleanter. Der er behov for at der bliver valgt 2 suppleanter.
- Evt. indlæg inden generalforsamlingen udgår.
i. Grønne områder.
Der er indgået aftale med BS Landskabspleje for 2020 på pasning af grønne områder Guldhalevej – Blåhalevej med græsslåning og vedligehold af bede.
Aftalen er med månedlig afregning og med 30 dages opsigelse.
k. Vintervedligehold.
Der er indgået aftale med BS Landskabspleje for 2019 – 2020 på saltning og snerydning med saltning af asfalterede stier.
Aftalen er med månedlig afregning og med 30 dages opsigelse.
4. Nye sager.
Intet.
5. Indkomne emner fra medlemmer.
Intet.
6. Indkomne emner fra bestyrelsen.
Intet.
7. Regnskab.
a. Kontoplan.
Foreningen er overgået til et nyt regnskabssystem pr. 1. januar 2020.
Systemet ”Dinero” erstatter det nuværende Navision.
Det fungerer meget tilfredsstillende.
Kasseren/Finn har brug for et ”forenings” Dankort. I øjeblikket betaler han med sit eget.
Finn undersøger muligheden med GF´s bank.
b. Kontingent.
Alle i foreningen har betalt kontingent for 2019.
Der udestår ingen restancer fra tidligere år.
c. Kassebeholdning.
Kassebeholdningen er 186.312 kr.
Vejfond Blåhalevej/Guldhalevej 21.018 kr.
Vejfond Auroravej 20.293 kr.
Vejfond Kejserkåbevej 20.093 kr.
d. Budget 2020
Udkast til budget fremlagt af kasseren.
Det blev drøftet og godkendt.
Endeligt budget tilgår foreningens medlemmer forud for generalforsamlingen i lighed med i år.
8. eventuelt.
Intet.
9. Næste møde.
Afholdes 18.03.20. kl. 1830 forud for generalforsamlingen samme dag.
Jens O. Christensen
Referent.