Referat fra generalforsamlingen i grundejerforeningen Fælleden afholdt den 22.05.19. kl. 1930.
Der var mødt 65 deltagere med i alt 43 stemmeberigtigede. Endvidere var der afgivet 3 fuldmagter.
Fordelingen af stemmeberettigede: Guldhalevej 13 stemmer, Blåhalevej 9 stemmer, Auroravej 12, Kejserkåbevej 9.
Formanden bød velkommen og indledte mødet.
1. Valg af dirigent.
Jørgen Jensen, Guldhalevej 13 blev foreslået og valgt.
Han konstaterede at generalforsamlingen i henhold til vedtægterne var lovligt indkaldt, forslag til generalforsamlingen modtaget inden for tidsfrist, og at forsamlingen var beslutningsdygtig.
De 3 fuldmagter fremlagt og godkendt.
Der blev valgt 2 stemmetællere.
2. Formandens beretning.
Formandens beretning vedlagt som bilag til referatet.
Forsamlingens bemærkninger til beretningen:
- Britta, Blåhalevej 12 var flyttet ind 21/9 -18. Hun havde ikke fået velkomstbrev. Hun savnede kontakt/information om og fra bestyrelsen.
- Anders, Kejserkåbevej 34 spurgte til beløbets størrelse vedrørende grundskyld på fællesarealerne Guldhalevej-Blåhalevej som er fremkommet i forbindelse med overdragelsen.
Sv: Beløbet er ca. 21.000. Foreningens advokat har afvist kravet med henvisning til, at der ikke skal betales grundskyld af fællesarealer. Sagen verserer.
- Gitte, Kejserkåbevej 5 manglede information fra bestyrelsen om hvad der foregik. Endvidere foreslog hun at formandens beretning blev sendt ud inden generalforsamlingen.
Ligeledes at referater fra bestyrelsesmøderne lægges ud på hjemmesiden.
Sv: Referater på hjemmesiden er fremsat som forslag til afstemning senere i dag på dagsordenen.
- Susanne, Guldhalevej 23 spurgte ind til afregning af gadebelysning.
Sv: På stiftende generalforsamling blev det vedtaget, at vedligehold, drift og forbrug afregnes med fast pris pr. husstand til FORS (210 kr. rækkehus og 420 parcelhus). Kommunen er rykket flere gange i forhold til at FORS fremsender regninger. Sagen verserer.
Formandens beretning blev herefter godkendt.
3. Revideret regnskab til godkendelse.
Formanden gennemgik det reviderede regnskab.
- Lonnie, Blåhalevej 13: Der mangler revisor påtegning.
Sv: John Nielsen, Auroravej 13(kommende revisor på valg) havde revideret og underskrevet regnskabet efterfølgende.
- Britta, Blåhalevej 12: Burde udgift/gæld til advokat og grundskyld være posteret i regnskabet for 2018.
Sv: Udgiften til advokat er ikke kendt/faktureret og kravet om grundskyld er afvist. Begge sager verserer.
- Finn, Guldhalevej 9 (kasserer) oplyste, at der er oprette en konto i banken pr. vej, dog har Guldhalevej og Blåhalevej fælleskonto. Så kommer der udgifter f.eks. på Kejserkåbevej, trækkes beløbet fra deres vejkonto. Der kan ikke overføres beløb fra en vejkonto til en anden vejkonto jfr. Vedtægterne.
Regnskabet blev herefter godkendt af generalforsamlingen
4. Forslag fra bestyrelsen, herunder fastsættelse af kontingent.
4.1. Grønne områder.
Formanden gennemgik forslag/litra 1 og 2 med bestyrelsens indstilling, at forslag/litra 2 vedtages. ( græsslåning hver 14. dag).
- Kenneth, Kejserkåbevej 16: Er der afsat penge nok i budgettet med 40.000 kr. eller tilføres der yderligere penge fra budgettet, hvis det ikke er nok.
Sv: Der er indhentet et billigere tilbud og i forhold til tidligere vintervedligehold, er det kun stierne der bliver ryddet/saltet.
- Alice, Guldhalevej 15: Hvad bliver kontingentet ved forslag 2?
Sv: Det bliver 2100 kr. plus bidrag til vejfond.
- Ole, Guldhalevej 1: Der bliver ikke fuld vedligeholdelse i år når kommunen ikke har overdraget fællesarealerne.
Sv: Overdragelsen kan være tæt på fra kommunen, men som beskrevet i formandens beretning, er der en vis usikkerhed.
Kontingentet følger ikke regnskabsåret, så den kommende indbetaling dækker udgifter næsten et halvt år ind i 2020, før indbetaling af kontingent 2020.
- Peter, Guldhalevej 17: Det er tilstrækkeligt med græsslåning 1-2 gange årligt og hermed bevare den naturlige flora. Han anbefaler forslag 1.
- Morten, Kejserkåbevej 4: Skal man selv vinter vedligeholde fortove?
Sv: Det skal man selv.
- Spørgsmål: Hvad dækker forsikringsudgifterne over?
Sv: Der er tegnet 2 forsikringer, der dækker økonomisk ansvar for bestyrelsen og den anden er en ansvarsforsikring dækkende de områder, hvor grundejerforeningen kan gøres ansvarlig(person-og tingsskade).
- Lonnie, Blåhalevej 13: Hvem skal vedligeholde volden?
Sv: Det skal grundejerforeningen, når arealet er overdraget fra kommunen.
Herefter gik forslaget græsslåning hver 14 dag, kr. 110.000 til afstemning.
Forslaget blev vedtaget med 44 stemmer for, 2 imod.
4.2 Hævelse af bidrag til vejfond.
Formanden gennemgik forslaget og begrundede hævelsen af bidraget til 500 kr. med at en fornyelse af slidlaget på Guldhalevej/Blåhalevej i 2018 kostede ca. 250.000 kr.
Med den nuværende indbetaling vil der ikke være opsparing til dette.
I salgsøjemed vil opsparingen være et godt argument, så en ny køber ikke skal fuld finansiere sin andel af udgiften.
- Britta, Blåhalevej 12: Afklarende hvad bliver bidraget til vejfonden?
Sv: Stiger fra 200 kr. til 500 kr.
- Anders, Kejserkåbevej 34: Har man kontaktet et vejfirma m.h.t. levetid på vejene?
Sv: Grudlaget har været 15 år, men undersøges nærmere.
- Henning, Blåhalevej 5: Leverandører regner kortere tid end den reelle, visse beregninger viser 40-50 år, også henset til at vejene ikke er belastet med tung trafik.
- Anne Marie: Man kan spare op, og siden sætte kontingentet ned.
- Finn, Guldhalevej 9: Støttede opsparing.
- Jesper, Blåhalevej 16: Hvad hvis udgiften bliver større en den enkelte vej har sparet op.
Sv: Den enkelte grundejer på den aktuelle vej skal afholde merudgiften.
- Alice, Guldhalevej 15: Kan vedligeholdelsesudgiften finansieres ved lån, når udgiften opstår?
Sv: Det er også en mulighed.
- Gitte, Kejserkåbevej 5: Bemærkede at der var kollektiv hæftelse.
Forslaget gik til afstemning.
Forslaget om forhøjelse af vejfonden til i alt 500 kr. pr. grundejer blev vedtaget med 40 stemmer for og 4 imod, 2 stemte blankt.
4.3. Kontingentrestancer til inkasso.
Dirigenten bemærkede, at bestyrelsens forslag havde sammenfald med forslag 4 .
- Gitte, Kejserkåbevej 5 orienterede om forslaget.
- Ole, Guldhalevej 1: Stillede spørgsmål angående oprykkende pant i forslaget.
- Peter, Guldhalevej 17: Er foreningens vedtægter tinglyst?
Sv: Vedtægterne er ikke tinglyst.
- Gitte, Blåhalevej 5: Hvilken betydning har tinglysningen?
Sv: Det kan angivelig have en større retsvirkning end den godkendelse af vedtægterne, som Holbæk Kommune har, men det er usikkert hvilken.
- Birgit, Guldhalevej 13: Hvis tinglysning af pant kun er for inddrivelse af gæld, forekommer det at være et bredt tiltag, når der kun er enkelte restancer, og derved pålægger alle rettidige betalere omkostninger.
Gitte, Kejserkåbevej 5: Trak det fremsendte forslag 4 tilbage.
Forslag 3 (4.3 Kontingentrestancer til inkasso.) blev sendt til afstemning og enstemmigt vedtaget med 46 stemmer.
5. Forslag fra medlemmerne.
5.1. og 5.2. Udsendelse af referat fra bestyrelsesmøderne.
Dirigenten konstaterede, at forslag 1 og 2 var enslydende, dog var der i forslag 1 anført, at referat ”skal” udsendes. Forslag 1 ville komme til afstemning.
Hans, Blåhalevej 3 gennemgik forslag 1.
Birgit, Guldhalevej 13 gennemgik forslag 2.
- Formanden tilkendegav, at der kan være følsomme oplysninger i referaterne, hvilket gør en redigering nødvendig. Det stof der tages ud af referat vil være vanskeligt at fastholde.
- Henning, Blåhalevej 5: Det må være nemmere at redigere/det tager længere tid at udsende nyhedsbreve.
- Anders, Kejserkåbevej 34: Vil gerne have referat ud.
- Gitte, Blåhalevej 5: Får for lidt information, vil gerne have referat ud.
Forslag 5.1. blev sendt til afstemning. Forslaget blev vedtaget med 21 stemmer for, 15 imod og 10 stemte blankt.
5.3. Nabohjælp.
Kenneth, Kejserkåbevej 16 gennemgik forslaget.
- Anita, Guldhalevej 17: Guldhalevej og Blåhalevej er ikke nævnt i forslaget.
Sv: De 2 veje kommer med.
Forslaget sendt til afstemning og vedtaget enstemmigt med 46 stemmer.
5.5. Petanquebane
Peter, Guldhalevej 17 gennemgik forslaget.
- Finn, Guldhalevej 9: Den markering af banens afgrænsning skal udføres så der kan slås græs uden at der flyttes markeringspæle.. Evt. brug af opkridtning/flytbare kegler ville være en mulighed.
Forslaget blev sendt til afstemning. Forslaget blev vedtaget med 35 stemmer for, 1 stemme imod, 10 stemte blankt.
6. Valg til bestyrelsen.
Svend Heinesen (formand), Jens O. Christensen og Thomas Mogensen var på valg.
Der var ingen andre kandidater.
Alle 3 blev genvalgt.
7. Valg af suppleanter.
Bestyrelsen indstillede, at de 2 valgte suppleanter fortsætter og der ikke var behov for yderligere suppleanter.
Der blev ikke fra generalforsamlingen indstillet andre kandidater.
De 2 suppleanter, Pia Pape og Emsal Yuanik fortsætter
8. Valg af revisor.
Der blev ikke indstillet andre kandidater fra generalforsamlingen
John Nielsen, Auroravej 29 blev valgt som revisor.
9. Eventuelt.
- Hans, Blåhalevej 3: Der er dårlige oversigtsforhold ved udkørsel fra Guldhalevej til Oldvejen.
Sv: Indgår i fejl og mangler overfor kommunen inden overdragelse af fællesarealer.
- Gitte, Blåhalevej 5: Oversigtforhold vil også involvere politiet.
- Hans, Guldhalevej 1: Man kunne massivt gøre kommunen opmærksom på manglende oversigtsforhold ved læserbreve m.v.
- Hans, Blåhalevej 3: Orienterede om at han havde en dialog med kommunen om anvendelse af det indhegnede areal vest for grundejerforeningen op Munkholmvej som hundeskov.
- Henriette, Guldhalevej 7: Der var henstillet 2 fodboldmål på fællesarealet Guldhalevej – Kejserkåbevej?
Sv: Må ikke stå i vejen for græsslåning og bør tages ind på egen parcel efter brug. Dette vil også komme til at fremgå af ordensreglementet.
- Kenneth, Kejserkåbevej 16: Han var overrasket over at der findes et ordensreglement.
Sv: Det ligger på hjemmesiden men er ikke godkendt endnu.
- Gitte, Blåhalevej 5: Man skal være opmærksom på sikkerhed ved opstilling af fodboldmål på offentlig område.
- Alice, Guldhalevej 15: Redskaber generelt brugt på fællesarealerne bør tages med hjem efter brug.
- Henning, Guldhalevej 15: Ønsker at der var hjertestarter til rådighed på grundejerforeningens område. Han havde også et ønske om at der blev opstillet nogle borde/bænke på fællesarealerne.
- Finn, Guldhalevej 9: Fællesarealerne er til alles brug.
- Alice, Guldhalevej 15: Hvornår starter vedligehold af fællesarealerne?
Sv: Fællesarealerne Guldhalevej/Blåhalevej er overdraget til grundejerforeningen og her vil vedligehold af fællesarealerne starte nu hvor typen af vedligeholdelse er besluttet ved generalforsamlingen i dag.
På det område hvor kommunen skal overdrage arealerne, er tidspunktet uafklaret. Malmos(kommunens entreprenør) slår græs en gang mere i sin kontrakt.
- Britta, Blåhalevej 12: Efterlyste regler for opsætning af hegn bl.a. i skel.
Sv: Lokalplanen for området beskriver hegn i/ved skel, at der plantes bøgehæk.
Emnet blev drøftet bredt i og fra salen.
Formanden gennemgik udkastet til ordensreglement, som er lagt på hjemmesiden.
Herefter afsluttede han generalforsamlingen med tak for deltagelsen af de mange fremmødte, tak til dirigenten for god mødeledelse og endelig en tak for samarbejdet med bestyrelsen.
Jens O. Christensen
Referent