Seneste Nyt

Tilstedeværende
Nicolaj, Svend, Visti, Knud, Karin & Gunnar (ref)

Dagsorden

Generalforsamling
Vedtægter
Overdragelse fra kommunen
Vores forening (regnskabsprogram)
Regnskab
Arbejdsdage
Vedligeholdelse af grønne områder
Næste møde

Generalforsamling
Generalforsamlingen skal køre, så der skal planlægges og forberedes!
17/18 april. Hvor: Kommunen har en hjemmeside – forslag Bispehøjen, Andelslandsbyen, Tjepperup?. Eller alternativ. Kl 19 – bagkant 22. Sørg for at prøve it-faciliteterne af!
Svend klarer bookning.
Visti stopper som kasserer. Vi skal finde en regnskabskyndig person til posten – evt Svend?
Knud og Gunnar er også på valg
Indkaldelse med mindst 3 ugers varsel – forslag fra medlemmer skal være bestyrelsen i hænde senest 14 dage før generalforsamling
Grønne områder: Bestyrelsens plan for vedligeholdelsen udsendes med indkaldelsen til generalforsamlingen – niveau ca. som nu. (se også senere punkt)
Tilføjelse: der er booket mødelokale den 17. april i Bispehøjens mødelokale til kl. 19.

Vedtægter
Ny dato ?
Skal vi have nye vedtægter klar til generalforsamling?
Nej, præsenter de mange gode grunde for nødvendigheden af en kraftig revision. Det er som sådan ikke meningen, at vedtægterne skal ændres – men modsætninger, tvetydigheder og fejl skal fjernes, og så skal de være systematiske.
Møde 7.3.2023 hos Gunnar om vedtægterne mm. – tænk dybt over styring af vejfond(e)
Overdragelse fra kommunen
Der er ikke sket en skid. Karin har tilkendegivet det over for Borgmesteren. Problemet er tilsyneladende manglende færdiggørelse af området fra kommunens side bl.a. vandtrykket for enden af Auroravej og vandpyt ved overføringen på samme.
Nicolaj tager igen (!!) kontakt til kommunen.

Vores forening – regnskab
Regnskabssystemet skulle være fuldt ud kørende pr. 1.1.2023 – det er det ikke!
Der er lovet opdateringer, men kommer ikke?
Det undersøges om systemet kommer reelt i gang, eller om der skal skiftes system.
Fornyelsesdato er 24.2. – så det ……? Træk dem et vidst sted !
Nicolaj og Visti kigger på programmet i week-enden. Hvis de beslutter at køre videre med programmet, gensender de invitationen til alle medlemmer.
Men noget tyder på, at der skal skiftes program!!
Regnskab
Tager Vistis tilsendte materiale til efterretning med klargøringer – evt. med Knuds mere overskuelige model som bilag.
Stig Bøgh kommer forbi snart for at give et bud på 20-årsplan på vejene – (vil også give bud på vedligeholdelse (senere))
Arbejdsdage og sociale arrangementer
Katten af tønden – kører Heidi – penge fra foreningen
Lugning af bede – godt projekt med pølser og øl! Igen foreningen, Og Knud. Men ret
omfattende. Skal være i april – før generalforsamling – 15.4.2023.
Vedligeholdelse af grønne områder
Fjernelse af trekant af vold ved Guldhalevej. Vi kan ikke fjerne jord nu, før vi har fået overdraget omradet fra kommunen. Men skal op på generalforsamling – så længe Knud klipper græs og ukrudt, er der ikke et reelt behov, så vi skal evt. have omgjort beslutning. Bestyrelsen undersøger at få sten tilbage på plænen mellem Auroravej og Fælleden.
Klipning hen til og omkring stenene – få pris på flytning og pris på klipning et par spor omkring. Gunnar tilbyder at klippe ved stenene.
Der skal være penge til småprojekter – eksempelvis trin på volden ved Blåhalevej
Petanquebane? Skal den etableres? Skal have nogen til at påtage sig vedligeholdelse.

Der indhentes tilbud vedligehold af grønne områder – gerne 3 stk (eller flere?).
Skal have tilbud med og uden vedligehold af bedene ved skolestien. Og rundt om stenene i
søhøjlandet – når/hvis stenene tilbageføres.
De undersøges, om der er penge at spare på flerårig vedligeholdelstilbud. Det er dog
problematisk. Men med budgetforslag for kommende år er det muligt at tage tilbud allerede
før generalforsamling.
Men undersøg evt besparelser.

Næste møde
Om generalforsamling – 7-3-2023 hos Gunnar

Tilstede: Visti, Karin, Knud & Gunnar
Referent Gunnar

Da hverken formand eller næstformand er tilstedeværende, er vi ikke beslutningsdygtige.

Vi besluttede (anyway!), at Karin sammenskriver ændringsforslag til foreningsvedtægter til næste møde. Efter at vi har revideret vedtægterne til det niveau, vi formår, beder vi jurister boende i området om at checke.
Vi skal (forsøge at) fastholde kontingentet på nuværende niveau.
Der er udfordringer med vores administrations- og økonomisystem, men Visti skal nok klare udfordringerne!
Vi skal have tilbud på de i vedligeholdelsesplanen nævnte punkter + på de 2 bede ved skolestien. Græsklipningsfrekvensen blev kort drøftet. Karin mente, at man kunne sløjfe hver anden klipning på den store plæne (frugttræerne) og frugtbuskeplænen. Men den store plæne er fodboldbanen, så det….. Referenten mente, at plænen mellem rækkehusene kun skulle klippes 2-3 gange pr år, det blev afvist med, at denne plæne bruges, så det ….

Arbejdsdage: begyndelsen af april før generalforsamling – masse af hygge og pølser. De som ikke kan arbejde, kan medbringe øl! Knud fortsætter annoncering på Facebook.

Næste møde tirsdag d 7.2. Gunnar
Generalforsamling: forslag 17. eller 18. april? Foreningen sørger for øl og vand.
Men er der nogen, som har idé om, hvor? Det skal vi lige tage på mail!
Og så må vi sørge for, at mødet klapper, incl. it-hejs

Tilstedeværende: Nicolaj Bohn, Visti Danielsen, Knud Hansen, Gunnar Borregaard, Karin Rodian

Dagsorden

Valg af referent

Opfølgning på punkter fra sidste gang:
Opfølgning på overdragelse
– Visti og Nicolaj giver update
Opfølgning på
– regnskab
– min forening
– arbejdsdag
– arbejdsopgaver
– opfølgning på vedtægter (tjekke om de trænger til opfriskning)
– herunder vedligeholdelsespligt af fortov?
Punkter fra medlemmer
Identificering af opgaver til næste periode
Planlæg opfølgningsmøde
Eventuelt

Opfølgning på overdragelse:

– Visti og Nicolaj giver update

Systemadgang

Vi har fået overdraget forskellige elektroniske dialoger med kommunen + adgang til systemet.

Men mangler stadig fysiske papirer – hvis der er?

Kontrakter

Vi har fået 2022 kontrakttilbudet med Kruse om vedligehold af de grønne områder.

Saltning rydning er andet firma – Jørgen Christensen – men ingen tilgængelig kontrakt.

Områdeoverdragelse

Vi har ikke fået overdraget området fra kommunen endnu, – det gør det så umuligt at fjerne jord ved Guldhalevej!   – indtil videre må udsynet klares ved ded, at Knud sørger for at græsset/ukrudtet ikke vokser sig alt for højt!

Kun et lille stykke jord ved Guldhalevej er overdraget.

Mht. grøn vedligehold og saltning/rydning vil det være en idé med længerevarende plan – undersøg evt samarbejde med de 3 nabogrundejerforeninger.

Opfølgning på:
– regnskab
Se saldoballance 04-09-22.pdf & fælleden spks sj. 04-09-22.pdf

Der er indtil betalt ca. 70.000 af 152.000 til grønt vedligehold

– min forening
Visti fortsætter arbejdet med regnskabsprogram – Nicolaj og Visti sætter sig ind ”min ejerforening” – vær opmærksom på hvornår det gamle program skal opsiges.

Vi skal have opdelt foreningens regnskab fra de 3 vejfonde. Vejfondene skal køre på en 20-årig plan. Men Visti får lavet en kvalificeret forudsigelse af forventet levetid.

Se mere om vejfond & fortove senere

– Arbejdsdag

Skal vi have arbejdsdage?

Skal vi selv vedligeholde vore bærbede, dvs. buskene mellem Guldhalevej og Auroravej og buskene langs skolestien?

Knud laver plan for arbejdsdage

Men første grundlæggende rensning engang i godt vejr i april + opfølgning.

Skal begyndelsen og enden af Auroravej med?

– arbejdsopgaver
 – opfølgning på vedtægter (tjekke om de trænger til opfriskning)

Er der overensstemmelse mellem vore vedtægter og lokalplanen – læs og check kommunale regler (lokalplan) og egne regler. Simplificere – fjerne misforhold –  vore vedtægter skal understøtte det gode naboskab frem for at skabe splid!

– herunder vedligeholdelsespligt af fortov?

Undersøg i forhold til kommunale reglerHvordan forholder det sig med vedligehold af fortove (ikke renholdelse!), hvem skal vedligeholde – skal afklares! – Og hvor hører stierne til ift. vejfondene?

Punkter fra medlemmer

–
Identificering af opgaver til næste periode

Visti :

Opsigelse af dinero

Opstart af ”min ejerforening” sammen med Nicolaj

Finde forsikringer – policer, ansvarsforsikring, bestyrelsesansvarsforsikring – og ajourføre næste gang

Vejfond vedligeholdelsesplan – udskille fra kontoplan

Nicolaj

Snerydning – hvad gør vi – ny aftale?

Opfølgning på dialig med kommune

Vedtægter

Digital signatur

Knud

Arbejdsdage – organisering – plan

Knud og Nicolaj

Rette hjemmeside

Gunnar

Kontakt med kommunen om overdragelse – – udkørsel, grundvand for enden af Auroravej + sti på tværs,

Vedtægter – lokalplan – Visti Nicolaj Gunnar

Input til dialogmøde med borgmesteren – Alle

Planlæg opfølgningsmøde

Bestyrelsesmøde 27.09.2022 kl. 1900 hos Gunnar

Eventuelt

Hjertestarter – skal have en fast aftale med Mikkel – koster 150 kWh pr år – ca 750-1000 kr

Karin tager kontakt

Skal desuden have nye elektroder hvert anden-tredje år á 500 til 2000 kr

Borgmestermøde 25.10 kl 10:30

Svend Heinesen bød velkommen, og foreslog Steen Hansen som dirigent.

Steen Hansen blev enstemmigt valgt som dirigent. 

Steen forslog at generalforsamlingen ophæves, og der indkaldes til ekstra ordinær generalforsamling hurtigst muligt, så nye bestyrelse kan vælges og indsættes. 

Kenneth Jetmar tog referat af mødet.

Jens, Guldhalevej 14

Vi skal have tilsagn til at kunne betale vores leverandører.

Finn, Guldhalevej 9 

Finn og Kenneth kan udbetale som vi gjorde inden Finn afgik. Der er penge i kassen til at betale, men vi skal ikke tage nye udgifter ind. 

Gitte, ? Vej 

Er dagsordenen annulleret.? Steen forslår at generalforsamlingen ophæves, så svaret er ja. 

Det giver god mening at medtage punkter fra tidligere dagsordener igen.  

Peter Guldhalevej 18

Er der udsendt referat fra sidste ordinære generalforsamling?

S: Ja, Referat ligger på hjemmesiden. 

Linda Blåhalevej 1

Der blev vedtaget at der skulle graves af volden ved Blåhalevej/Guldhalevej. 

S: Jens har sat stokke, og fremsender estimat og forslag til ny bestyrelse. 

Henning, Blåhalevej 5 – Der kan vel ikke komme nye forslag til oprindelige møde agenda?

S: Jo, der kan stilles forslag fra medlemmer til den ekstra ordinære generalforsamling.

Karin Guldhalevej 22 – Er ingen af planerne så godkendt?

S: Vedligeholdelsesplanen er, forbedringsforslagene er ikke.

Alice Hansen, Guldhalevej. 

Vi fik ikke lov til at færdiggøre debatten om budgetpunktet omkring vedligeholdelses plan. 

S: Vedligeholdelsesplanen er vedtaget.

Tina – Vi er nødt til at kigge fremad og ikke kigge på hvad vi ikke fik gjort.

Rolf: Vedligeholdelsesplan er vedtaget, budgettet er ikke vedtaget. Men de hænger jo sammen, så man kan jo reelt stemme budgettet ned. 

Jørgen Jensen: Vil bestyrelsen uddybe skrivelsen som de sendte ud? 

S:Kenneth fortalte om tonen og forventningspres fra foreningens medlemmer grundlæggende ikke kan imødekommes.

Der skal en forventningsafstemning til foreningens medlemmer og bestyrelsen i mellem.

Det nuværende forhold er usundt. 

Alice Hansen: 

Skal udvalgene nedlægges? De giver kun bestyrelsen mere arbejde. 

Tine Bohn, Kejserkåbevej 9

Det har været en god idé med udvalgene. Forskellen mellem villaer og rækkehuse er for stor. 

Udvalgene skulle måske have været udformet anderledes. 

Svend, Kejserkåbevej 28

Det med tonen er ikke nyt. Det har været sådan længe. Svend har som tidligere formand modtaget lignede skrivelse også i tidligere år. 

Karin Guldhalevej 22

Der er forskellige holdninger til hvordan generalforsamlingen. Måske skulle grundejerforeningen deles op. I Kejserkåbevej/Auroravej og Blåhalevej/Guldhalevej. 

Kan det undersøges? 

Annette: Jeg synes det er en befrielse vi er blandet. Det bliver meget dyrere for os i rækkehusene at vedligeholde området. 

Gitte: Vi ved jo ikke hvem der kommer og køber vores huse. Lige nu er fordelingen måske lidt skæv? Men vi ved jo ikke hvordan fremtiden kommer til at se ud. 

Rolf: Der bør forventningsafstemmes om ønsket om evt. opdeling er reelt til stede.

Jens kone: Det ser ikke pænt ud med højt græs og fluer? 

Tina: Kan vi ikke droppe snakken om os og jer? Vi er én fælles forening. Hvis vi ikke kan stoppe, så må opdelingen gennemføres. 

Knud Hansen Blåhalevej 6: Jeg er glad for højt græs og fluer. Jeg forslår datoen 27/6 til den kommende generalforsamling. 

Lad nu forretningsbestyrelsen komme i gang. 

Spørgsmål?

Forretningsbestyrelsen består fra nu og til ekstra ordinær generalforsamling. JA!

Finn kan der laves ændringsforslag til det forslag der allerede er vedtaget

S: Nej, men der kan stilles et nyt forslag. 

Dato for ekstra ordinær generalforsamling skal holdes efter den 20 juni

Svend: Er der nogle andre der vil stille op til til forretningsudvalget. 

Nikolai, Kejserkåbevej 9 

Der arbejdes på datoen d. 21-06-2022 for ekstra ordinær generalforsamling. 

Biblioteket, Kanalstrædet og Kasernen forslås som lokation

Pris for dette lokale (sportsbyen) er 50-60 kroner pr. person

Der nedsættes indtil den ekstra ordinære generalforsamling et forretningsudvalg til at varetage den afgåede bestyrelses forpligtelser.

Forretningsudvalget består af:

Svend Heinesen, Kejserkåbevej 28

Finn Mørkeby, Guldhalevej 9

Nikolaj Mosegaard Bohn, Kejserkåbevej 9

Kenneth Jetmar, Kejserkåbevej 16

Mødet er ophævet. 

                                                                                                                                   Deltagere:  Kenneth Jetmar, Rolf Rasmussen, Thomas Mogensen, Tina Bohn, Svend Heinesen og Jens O. Christensen. (referent).

1. Indledning ved formanden.

Formanden bød velkommen.

Efter generalforsamlingen har bestyrelsen konstitueret sig: Kenneth Jetmar formand, Rolf Rasmussen næstformand, Tina Bohn kasserer, Thomas Mogensen og Jens O. Christensen medlemmer.

Dagsorden for bestyrelsesmødet var udsendt forud for mødet. Agendaen var primært forberedelse af de resterende punkter til at få afsluttet generalforsamlingen fra den 29. marts 2022.

2. Opfølgning fra sidste møde med godkendelse af referat.

Referatet blev godkendt.

Opfølgning er indsat under de enkelte punkter på dagsordenen.

3. Verserende sager.

a. Afleveringsforretning af veje, grønne områder m.v. fra Holbæk kommune.

Borgmesteren har svaret tilbage, og har taget imod invitationen. Der er ikke meldt en dato ud, men hun har tilkendegivet, at det bliver engang i efteråret.

Endvidere har hun lovet, at administrationen vil prioritere vores sag.

Formanden har afholdt et møde med Holbæk kommune, hvor fejl og mangler er oplistet forud for overdragelsen af fællesarealerne, herunder veje og stier.

Vedlagt som bilag.

aa. Status lukning af Oldvejen fra Holbæk kommune:

Projektet kører fortsat, uagtet der har været en sparerunde i kommunen, men er forsinket grundet VVM-undersøgelser. Udbud/licitation forventes afholdt juni 2022.

b. Hjemmeside og velkomstfolder.

Hjemmesiden er oprettet under http//foreningen-faelleden.dk/

Mailadresse: Post@foreningen-faelleden.dk

c. Generalforsamling.

Oplægget for afholdelse af generalforsamlingen var søndag den 29. maj.

Efter drøftelse i bestyrelsen undersøger Tina muligheden for en hverdag, hvor varslet for indkaldelse overholdes.

Tid og sted tilgår.

Punkter der mangler på fortsættelsen af generalforsamlingen:

pkt. 4/5 Resterende forslag

pkt. 7, valg af suppleanter

pkt. 8, valg af revisor

pkt. 9 eventuelt, hvor bestyrelsen orienterer om den opsatte hjertestarter og hvad fællesarealerne kan bruges til.

Det blev endvidere besluttet at bruge en ekstern dirigent, hvis muligt, til afvikling af den resterende del af generalforsamlingen.

d. Grønne områder.

Der er indgået kontrakt på vedligeholdelse af de grønne områder.

Der er foretaget en regulering indenfor budgettet for de grønne områder, således at frekvensen er sat ned for vedligehold af bede i samråd med entreprenøren. Bedene er groet mere til, så behovet ikke er det samme som ved opstart.

Ovenstående har afstedkommet flere bemærkninger fra medlemmer samt arbejdsgruppen, ligesom det blev drøftet i bestyrelsen.

e. Snerydning.

Det blev besluttet, at Kenneth kontakter vores nuværende entreprenør og tegner kontrakt for den kommende sæson.

f. Skiltning.

Opsætning/placering af skilte med legende børn m.v. har været forelagt Holbæk kommune i forbindelse med gennemgangen med fejl og mangler.

Kommunen vender tilbage med en plan for opsætningen, idet nogle af skiltene ikke opfylder kravene for opsætning/placering m.v.

g. Udvalget Grønne områder.

De resterende punkter fra udvalget kommer med i indkaldelsen til generalforsamlingen.

h. Udvalget Trygheds- og trafikudvalget.

Der er opsat hjertestarter på adressen Auroravej 13.

Forslaget fra Finn Mørkeby som vedtaget på generalforsamlingen angående forbedring af udsyn ved udkørsel fra Guldhalevej skal vurderes i forhold til omfang af arbejdet.

Jens kontakter indledningsvis Finn.

i. Event og børneudvalg.

Intet.

j. Ordensreglement.

Parkering på vej drøftet igen.

4.  Nye sager.

Fra Guldhalevej 5 til krydsfelt på Oldvejen er der foretaget en nedgravning af elkabel. I forbindelse med gravearbejdet vil det ikke give begrænsninger i udkørsel fra Guldhalevej og Kejserkåbevej.

Genopretning efter gravearbejde er mangelfuldt på fortovsarealet ved Guldhalevej.

Holbæk Kommune er informeret og følger op på sagen.

Støjvolden ud mod Munkholmvej er genetableret efter gravearbejde.

5. Indkomne emner fra medlemmer.

KKV 13 har forespurgt, om fællesarealerne kan bruges til afholdelse af private festligheder.

Bestyrelsen er enige om, at man kan bruge fællesarealet til private arrangementer, men følg ordensreglementet, herunder at orientere naboer, og brug arealet ud for egen matrikel.

Opstilling af borde/bænke bør begrænses til tiden omkring arrangementet ( 48 timer før og efter).

Punktet tages med på generalforsamlingen.

6. Indkomne emner fra bestyrelsen.

Intet.

7. Regnskab.

a. Kontoplan.

Implementering af det nye regnskabssystem ”Min ejerforening” er i gang.

Det nuværende system ”Dinero” udgår med udgang af året.

Der kan ikke opnås refusion for 2022.

Mangler fortsat at Tina kan arbejde i systemet, men overdragelse pågår fortsat.

GDRP/persondataforordningen og foreningens behandling af samme skal sendes ud til foreningens medlemmer.

Kenneth følger op på denne orientering

b. Kontingent.

Vil blive fastsat af generalforsamlingen afhængig af det valgte budget.

c. Kassebeholdning.

Kassebeholdningen er pr.  28.03.22.         73.328,10 kr.

Vejfond Blåhalevej/Guldhalevej               53.377,16 kr.

Vejfond Auroravej 20.                               48.714,92 kr.

Vejfond Kejserkåbevej                              47.039,21 kr.

8. eventuelt.

Intet.

9. Næste møde.

Berammes efter generalforsamlingen

Jens O. Christensen

Referent.

Emne	Handling
Fuld areal opmåling skal laves inden overdragelse	Udføres af Erik Hamann
Det fredede dige – Hvem ejer hvad, og hvordan skal vi, som GF, forholde os til evt. vedligeholdelse og fredningen.	Udføres af Erik Hamann
Ulovlig skiltning rettes op.	Vej og Park vejleder og udfører (der skal vel formelt søges om tilladelse)
Bule i asfalt på cykelsti	Udbedres af Holbæk Kommune
Grundvand udfordringer fra Fælleden undersøges for løsning	Holbæk Kommune
Vand på vendeplads og fortove på Auroravej	Udbedring foretages af Holbæk Kommune, måske forbindelse til grundvands-udfordringen.
Vand på Auroravej – Lunke ved cykelsti udbedres	Holbæk Kommune
Udbedring af fortov på Blåhalevej	Sagen forfølges hos Gravetilladelser, Holbæk Kommune
Lokalplan – Kommunen har ikke handle/etableringspligt.	GF beslutter om vi vil acceptere eller forfølge de oprindelige planer.

Møde d. 28, april 2022

Deltagere:     Lars Brandt Christiansen, Holbæk Kommune

Kenneth Jetmar, GF Fælleden